Große Gruppen und Communities in Teams zusammenbringen

Yammer Communities und Microsoft Teams – alles für eine bessere Zusammenarbeit. Wann nehmen Sie was? Und es gibt auch noch Viva …

Welche App für welchen Zweck?

Microsoft Teams ist vielseitig und bietet schon viel

Das vergangene Jahr hat die Erwartungen von Mitarbeitern und Kunden grundlegend verändert und einen Wandel hin zu einem hybriden Arbeitsplatz bewirkt. Mit mehr als 250 Millionen monatlich aktiven Nutzern ist Teams das neue Front-End für eine neue Arbeitswelt geworden. Teams vereint Chat, Meetings, Anrufe, Zusammenarbeit, Apps und Geschäftsprozesse an einem Ort und bietet ein Höchstmaß an Sicherheit und Compliance.

Mit dieser Umstellung auf den hybriden Arbeitsplatz steigt die Notwendigkeit für große Unternehmen, ihre Mitarbeiter über Standorte, Zeitzonen und andere Barrieren hinweg virtuell zu verbinden.

Sowohl Teams als auch Communities bieten Lösungen für die Organisation in Arbeitsgruppen, die Zusammenarbeit, den Aufbau einer Kultur und die Koordination der Kommunikation im gesamten Unternehmen und beschleunigen die Innovation. Wir sehen, wie unsere Kunden Teams und Communities auf vielfältige Weise nutzen und Unternehmen erfolgreich zusammenbringen.

In diesem Blog werden wir die verschiedenen in Microsoft Teams verfügbaren Tools wie Channels, die Yammer Communities App und Viva Connections vorstellen. Auch wenn es keine einheitliche Methode für die Verwendung dieser Anwendungen gibt, haben wir bewährte Verfahren zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen sollen, die Zusammenarbeit im großen Maßstab optimal zu nutzen und die richtige App für Ihre Anforderungen auszuwählen.

Schaffen Sie einen gemeinsamen Arbeitsbereich mit Ihrem Team

Teams erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen kleinen und großen Gruppen von Mitarbeitern, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Mit Teams können Sie unabhängig vom Aufenthaltsort Ihrer Kollegen einen gemeinsamen Arbeitsbereich für Sie und Ihre Arbeitsgruppe schaffen, um mehr zu erreichen. Die Mitglieder eines Teams können an Unterhaltungen teilnehmen, Inhalte freigeben und mitverfassen, Informationen organisieren und zusammenarbeiten.

Verwenden Sie Teams und Channels, um Ihr Team zu organisieren. Richten Sie Ihre Kanäle auf der Grundlage gemeinsamer Ziele ein und ordnen Sie sie. Laden Sie relevante Interessengruppen ein, dem gemeinsamen Arbeitsbereich beizutreten. Dies hilft, Silos aufzubrechen, erleichtert die offene Kommunikation und fördert die Transparenz. Richten Sie beispielsweise ein Team ein, das sich auf ein Produkt konzentriert, und bringen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens und externe Stakeholder zusammen, oder gründen Sie ein Team, das sich auf die Kundenbetreuung konzentriert und verschiedene Experten zusammenbringt, um Kundenprobleme zu lösen.

Teams und Kanäle erleichtern die Verwaltung des Zugriffs auf Informationen und stellen sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben, auch wenn Personen zu Projekten hinzukommen oder diese verlassen. Wenn ein neues Teammitglied einem Kanal beitritt, kann es einfach zurückblättern, um frühere Unterhaltungen zu lesen und Dateien zu finden, die in den Kanal hochgeladen wurden. Wenn Teammitglieder zu anderen Projekten wechseln, können sie das Team verlassen, wodurch ihr Zugriff automatisch eingeschränkt wird.

Sie können jetzt ein Team mit bis zu 25.000 Teilnehmern erstellen, das sich über das gesamte Unternehmen und darüber hinaus erstreckt. Die Mitglieder eines Teams können eine Nachricht in mehreren Kanälen gleichzeitig posten, was den Austausch von Informationen zwischen Teams und Arbeitsgruppen erleichtert. In Zukunft wird Microsoft den Umfang der Mitgliedschaft für Teams und Kanäle weiter erweitern, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden.

Richten Sie ein Team mit 25.000 Teilnehmern ein, und erleichtern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation in großen Gruppen.

Passen Sie die Einstellungen für Ihr Team an

Bei der Erstellung eines Channels können Sie zwischen verschiedenen Channel-Typen wählen, die Ihren Anforderungen entsprechen. Wählen Sie einen Standard-Kanal für die teamweite Zusammenarbeit, private Kanäle, um einen konzentrierten Bereich zu schaffen, oder einen gemeinsamen Kanal – jetzt in der privaten Vorschau – für die nahtlose Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern. Es gibt sogar Teamvorlagen (Templates), mit denen Sie schnell umfangreiche Bereiche erstellen können, die Kanäle für verschiedene Themen enthalten. Sie können auch Registerkarten hinzufügen und Apps vorinstallieren, um Inhalte und Dienste aus Ihrem eigenen Unternehmen einzubinden. Auf diese Weise kann das Team direkt mit Tools und Daten arbeiten und sich über die Tools und Daten austauschen – und das alles im Kontext des Kanals.

Fördern Sie das Engagement in der Community mit der Communities-App

Communities wurden entwickelt, um offene Unterhaltungen mit Mitarbeitern in öffentlichen Bereichen zu ermöglichen, um mit der gesamten Belegschaft zu kommunizieren, um Informationen zu finden und um Wissen einfach zu teilen. Yammer-Communities sind jetzt direkt in Teams integriert, sobald Sie die Communities-App installiert haben. So entsteht ein nahtloses Erlebnis, das Ihre Benachrichtigungen, Ereignisse und Diskussionen direkt in Ihren Arbeitsablauf einbindet.

Yammer Communities sind jetzt in Microsoft Teams über die Communities-App verfügbar.

Yammer Communities ermöglichen es Ihnen, Wissen zu teilen und Beziehungen innerhalb Ihrer Organisation aufzubauen. Sie können die Communities-App an die linke Seite von Teams anheften, um sich mit Führungskräften auszutauschen, Live-Events zu verfolgen, Fragen zu stellen, Antworten zu erhalten und über Neuigkeiten und Ankündigungen innerhalb von Teams auf dem Laufenden zu bleiben. Das ist Yammer in Teams.

Ein Ort der Entdeckung. Der Home-Feed der Communities-App dient als Aggregator für Diskussionen, Ankündigungen, angeheftete Unterhaltungen und andere relevante Inhalte, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen. Die Funktionen für Fragen und Antworten und die besten Antworten machen es einfach, Lösungen und Antworten zu finden – und fördern so eine schnellere und widerstandsfähigere Belegschaft. Und mit den bevorstehenden Integrationen in Viva Topics wird das implizite Wissen, das durch offene Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern entsteht, erfasst und steht allen zur Verfügung, um davon zu profitieren.  

Skalieren. Communities können Ihr gesamtes Unternehmen umfassen, so dass Sie schnell Mitteilungen an alle Ihre Mitarbeiter senden können, unabhängig von der Größe. Neue Funktionen für Unternehmenskommunikatoren fördern die breite und gezielte Weitergabe mit Benachrichtigungen, die alle Benutzer erreichen können, egal wo sie sich befinden – einschließlich Microsoft Teams, Outlook und SharePoint.

 

Verfolgen Sie Ihre Wirkung. Mit den neuen Conversation Insights können Sie die Reichweite und das Engagement Ihrer einzelnen Beiträge verfolgen. Sie können auch Tools wie Ankündigen, Anheften und Posten verwenden, um die Sichtbarkeit zu erhöhen und die Wirkung Ihrer Kommunikation zu verbessern.

Was ist das Besondere daran?

Die Communities-App bringt Ihre Yammer-Communities zu Teams.

Folgende Vorteile beinhaltet die App bei der Nutzung für Sie:

  • Die Möglichkeit, sie an Teams anzuheften und damit im Blick zu haben.
  • Yammer-Ankündigungen und @mentions in Ihrem Teams-Aktivitäts-Feed.
  • Eine Kanal-Registerkarte, mit der Sie eine Yammer-Community oder ein Thema zu einem Teams-Kanal hinzufügen können.
  • Die Option zum Hinzufügen einer Rich Preview, wenn Sie einen Yammer-Unterhaltungslink in einen Teams-Chat oder -Kanal kopieren.
  • Ein Office-Connector in einem Team.

 

Weitere Informationen über das neue Yammer finden Sie im Yammer Blog.

Die Yammer-Communities-Erfahrung kann auch als Registerkarte in Ihre Teams-Channels integriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter  Add a Yammer page to a channel in Teams.

Wenn Sie eine Community erstellen, können Sie die Vorteile von Yammer nutzen, wie z. B. Skalierung, Entdeckung und Analysen, um das Engagement in Ihrem Unternehmen direkt von Teams aus zu fördern.

Installieren Sie die Yammer App in Ihr Teams wie folgt:

  1. Öffnen Sie Teams im Web oder in einem Desktop-Client.
  2. Gehen Sie in Teams auf der linken Seite unten auf die Schaltfläche Apps  und klicken Sie die Schaltfläche Apps.
  3. Suchen Sie dann nach Communities.
  4. Wählen Sie die Communities-App aus, und wählen Sie dann Hinzufügen. Dadurch wird die App zu allen Ihren Teams-Clients hinzugefügt, auch zu den mobilen. Oder suchen Sie in der Suchzeile oben nach Communities, um die Communities-App zu finden und hinzuzufügen.

 

Hinweis: Wenn Sie Communities nicht unter den verfügbaren Apps finden, wenden Sie sich an Ihren Teams-Administrator. Möglicherweise hat er die App umbenannt.

 

Administratoren können wählen, ob sie die App für alle Benutzer oder für bestimmte Abteilungen über benutzerdefinierte Richtlinien bereitstellen und anheften möchten. 

 

Anheften einer App auf der linken Seite in Teams

Im Web- und in einem Desktop-Client:

  1. Wählen Sie die Schaltfläche *** (für mehr Optionen) in der linken Spalte von Teams
  2.  Wähen Sie die App aus, z. B. hier die Communities App und mit einem Rechtsklick können Sie diese immer sichtbar halten.

Sie können die Symbole auf der linken Seit in Teams neu anordnen, indem Sie sie ziehen und entsprechend einsortieren.

 

Geben Sie jedem Mitarbeiter eine Stimme

Richten Sie eine Community ein und bringen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den unterschiedlichsten Zwecken zusammen, z. B. für ein unternehmensweites Gespräch über bestimmte Themen wie Vielfalt und Integration oder neue Eltern. Communities sind ideal, um mit Kolleg*innen in Kontakt zu treten, die Sie vielleicht nicht persönlich kennen, bewährte Verfahren auszutauschen, Townhalls zu veranstalten und das Fachwissen des Unternehmens zu nutzen. Die App ist auf Engagement ausgelegt und soll allen Mitarbeitenden eine Stimme geben – von der Vorstandsetage bis zum Auszubildenden.

Arbeitsgruppen und Communities - wählen Sie die richtige Lösung

Erstellen Sie einen Channel in Teams, wenn Sie mit Ihrer Arbeitsgruppe zusammenarbeiten müssen. In einem Channel können Sie chatten, sich virtuell treffen und Dateien austauschen und gemeinsam daran arbeiten. Richten Sie eine Community in Yammer ein, wenn Sie sich innerhalb einer ganzen Organisation vernetzen und engagieren möchten. In einer Community können Menschen entdecken, was aktuell passiert, Neuigkeiten und Wissen austauschen und Beziehungen aufbauen. Wir empfehlen Ihnen, Communities in der Communities-App für Teams zu erstellen. Sowohl in Kanälen als auch in Communities können Sie mit lustigen Funktionen wie GIFs, Reaktionen, Stickern und Videos das Engagement fördern. Diese Anleitung wird Ihren anhaltenden Erfolg unterstützen, da Microsoft sich für eine noch tiefere Integration von Communities in Microsoft Teams in der Zukunft einsetzen werden wird.

 

Hier sind einige Beispiele für einen Kanal:

  • Budgetplanung für 2021
  • Marketingstrategie für Projekt X“
  • Entwurf der Beta-Version für Juni

 

Und hier sind einige Beispiele für Communities:

  • Das ganze Unternehmen
  • Eltern bei Contoso
  • Best Practices im Vertrieb

Kommunikation entwickelt für die Frontline Workers und darüber hinaus

Viva Connections – ein Modul innerhalb von Microsoft Viva – baut auf Microsoft Teams auf, um die Kommunikation und Kultur in Unternehmen, die nach Lösungen für die Mitarbeitererfahrung suchen, weiter in den Vordergrund zu stellen. Viva Connections führt Teams, Yammer, SharePoint und andere Microsoft 365-Apps und -Dienste in einer einzigen, personalisierten Mitarbeiter-App zusammen, die jedem Mitarbeiter, insbesondere den Mitarbeitern an der Front, Zugang zu den Informationen, Nachrichten, Ressourcen und Aktionen bietet, die sie benötigen, um erfolgreich und produktiv zu sein – und das von jedem Gerät oder Arbeitsstil aus.

 

Viva Connections bietet Mitarbeitenden ein Portal, um Konversationen und Themen zu finden, die ihnen wichtig sind:  über Interessengruppen, Aufgaben, Vorteile und andere Ressourcen auf dem Laufenden zu bleiben und sich nahtlos mit ihren Kollegen zu verbinden, um ihre Ideen, ihr Fachwissen und ihr Feedback direkt mit einzubringen. 

So bereiten Sie sich auf Viva Connections vor

  • Aktualisieren Sie auf SharePoint Online, um die Inhalte, Anwendungen und Ressourcen zu speichern und zu verwalten, die die Teamarbeit erleichtern, Informationen schnell zu finden und nahtlos im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten.
  • Stellen Sie eine SharePoint-Homepage bereit und richten Sie eine Anlaufstelle für Ihr Unternehmen im intelligenten Intranet ein.
  • Starten Sie Yammer-Communities in Microsoft Teams, um Menschen im gesamten Unternehmen miteinander zu verbinden.

 

Skaylink bietet für alle genannten Microsoft Lösungen Projektmanagement, Unterstützung bei der Implementierung und Support an. 

 

Quellen: Microsoft, Microsoft Support

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