8 Tipps, um erfolgreich mit Microsoft 365 zu starten
von Benedicte Scannell, Frank Wenzel
Wie Employee Experience und Prozessdenken dabei helfen, mit Microsoft 365 innovativ zusammenzuarbeiten
Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeiter*innen heute digitale Lösungen wie Microsoft 365 zur Verfügung. Doch etliche Funktionen und Tools, die darin enthalten sind, werden nicht sinnvoll eingesetzt. Stattdessen erfolgt im Alltag z. B. die interne Kommunikation immer noch nach dem Regenkannenprinzip über ungeeignete Kanäle wie E-Mails und private Chats. Wie lässt sich das ändern, so dass digitale Lösungen wirklich zu mehr Produktivität beitragen? Im ersten Artikel dazu haben wir die sieben Stolpersteine auf dem Weg zu Modern Work aufgezeigt. Hier geben wir Ihnen acht Tipps zum erfolgreichen Start an die Hand. Und der Schlüssel dazu sind Employee Experience und Prozessdenken:
Was ist Employee Experience?
In der IT bezieht sich der Begriff „Employee Experience“ (EXP) auf die Erfahrung, die ein Mitarbeiter in Bezug auf seine Interaktionen mit digitalen Technologien und Systemen macht. Die IT-Systeme und Anwendungen, die eingesetzt werden, sollen aus EXP-Sicht einfach zu bedienen sein, eine hohe Leistung und Verfügbarkeit aufweisen und tägliche Arbeitsabläufe unterstützen. EXP umfasst auch die Gestaltung einer Arbeitsumgebung, die die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht, indem sie ihren Bedürfnissen und Erwartungen gerecht wird. Dabei spielen auch soziale Aspekte wie eine gute Work-Life-Balance, transparente Kommunikation und eine offene Unternehmenskultur eine wichtige Rolle.
Was bedeutet Prozessdenken?
Prozessdenken bedeutet, ein Unternehmen nicht als statisches Bauwerk aus isolierten Einzelteilen zu verstehen, sondern als lebendigen, eng vernetzten Organismus. Bei Skaylink denken wir deshalb nicht mehr in Projektzyklen oder in abgeschlossenen Fachbereichen. Für uns besteht ein Unternehmen aus laufenden Prozessen, bei denen es stetig kleine Anpassungen gibt und in denen unterschiedliche Bereiche zusammenarbeiten müssen. Dieses Denken muss sich für die gesamte Organisation einstellen, um Modern Work voll auszuschöpfen.
Mit EXP & Prozessdenken moderne Lösungen effizienter nutzen
Früher war für fast jede Funktion eine eigene Lizenz nötig – und so wurde mehr Funktion schnell sehr teuer. Im Gegensatz dazu sind durch die Cloud- und Abonnement-Modelle digitale Lösungen wie Microsoft 365 sehr viel günstiger und bieten oft schon ab den Basisversionen einen ganzen Baukasten an Funktionen. Dadurch lässt sich heute ganz anders arbeiten. Die acht Tipps unserer Expert*innen, um die Funktionen von Microsoft 365 voll zu nutzen und Ihre Investition optimal auszuschöpfen:
1. Informieren Sie sich, was wirklich in einer Lösung steckt. Mit Microsoft 365 etwa lassen sich Standardprozesse wie z.B. Schichtpläne ganz einfach digital abbilden, aber auch komplette sog. intelligente Intranet Lösungen aufbauen.
2. Kommunizieren Sie, was mit den neuen Tools möglich ist. Bieten Sie Hilfestellung aber auch Gestaltungsraum damit Mitarbeitende sich selbst ausprobieren können. Nutzen Sie und berichten Sie über Best Practices, um zu zeigen, wie es gehen kann. Microsoft Teams erlaubt hier als hoch integrative Plattform viel Spielraum, das digitale „Büro“ so einzurichten, wie die jeweilige Abteilung es braucht.
3. Ermöglichen Sie es engagierten Anwender*innen und Fachexpert*innen selbst gestalterisch und redaktionell aktiv zu werden. Fachbereiche erwerben dadurch neue Kompetenzen und entlasten zugleich interne Dienstleister wie IT-Abteilung oder interne Corporate Communication. Damit fördern Sie außerdem den direkten Dialog und Wissensaustausch innerhalb Ihrer Organisation.
4. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen mehr Freiraum. Denn sie sollen die bereitgestellten Funktionen so einsetzen können, dass sie ihren Arbeitsalltag wirklich erleichtern. Das optimale Tool dafür ist Viva, das in Microsoft 365 enthalten ist: Es ist an die User-ID, nicht an ein Device gebunden und bringt so alle wesentlichen Informationen zentral zusammen. Da es mitlernt, macht es Usern immer bessere Vorschläge und unterstützt sie dabei, Abläufe optimal zu gestalten.
5. Denken Sie Arbeit hybrid. Technik und soziale Aspekte müssen eng verzahnt werden, um den sozialen Bedürfnissen der Menschen entgegenzukommen. Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, sich Plätze für lockeren Austausch innerhalb eines Teams zu schaffen, einer virtuellen Kaffeeküche etwa oder Communities in Viva Engage einzurichten, um gemeinsame private Interessen zu teilen, gemeinsame Unternehmungen zu planen oder sich gegenseitig zu helfen – z. B. mit Fahrgemeinschaften, Haustiersitting und ähnliches.
6. Stellen Sie die Bedürfnisse vor die Tools. Was braucht das Team? Wo liegen die Herausforderungen des Alltags? Danach sollten sich die Gestaltung des virtuellen Arbeitsraums und die darin verwendeten Tools richten.
7. Regen Sie Kompetenz-Transfer an. IT ist kein Nischenthema mehr. Die einzelnen Fachbereiche müssen digital kompetenter werden, nicht zuletzt um auch fachlich an der Spitze zu bleiben. Im Gegenzug muss sich die IT-Abteilung als Teil der Geschäftsstrategie begreifen und das Business besser verstehen.
8. Binden Sie Ihre First Line Mitarbeitenden mit ein. Sie sind direkt am Kunden oder in der Produktion und können besonders wertvolle Impulse geben, um etwa Kundenerlebnis oder Qualität und Sicherheit zu verbessern. Über die digitalen Tools ist es heute einfach, sie in die Kommunikation mit anderen Fachbereichen einzubeziehen. Und mit modernen Lösungen wir Microsoft 365 Defender lassen sich dafür auch private Devices nach dem neuesten Stand absichern.
Vorgehensweise für einen erfolgreichen Start in Modern Work
Damit der Start in Modern Work gut klappt, sollte man sich zumindest in einem ersten Projekt von Expert*innen begleiten lassen. Als Modern Work-Lösungspartner von Microsoft unterstützt Skaylink seine Kunden auf mehreren Ebenen dabei, die eigenen Lizenzen optimal zu nutzen:
- Lösungs-Check: Welche Lösungen stehen bereits zur Verfügung? Wie werden sie aktuell genutzt? Unsere Spezialist*innen helfen Kunden dabei, ihren Lizenzbestand aussortieren und die Lösungen zu behalten, die wirklich sinnvoll sind. Das sorgt für mehr interne Transparenz und entlastet die hausinterne IT. (keine Lizenzberatung)
- Demos: Skaylink hat durch seine Projekte viel Erfahrung in der Umsetzung von Modern Work-Strukturen und kann für jede Branche Best Practices aufzeigen.
- Use Case-Workshops: Wir helfen Kunden dabei, in Fachbereichen und Abteilungen die jeweiligen Herausforderungen des Alltags zu definieren – und dafür passende Lösungen zu finden. Dabei stehen immer die Anforderungen der Teams im Vordergrund, nicht die Produkte. Gemeinsam erarbeiten wir eine Prioritätenliste, um die wichtigsten Use Cases zu definieren, planen die Umsetzung und wählen dafür geeignete Lösungen aus.
- Technische Unterstützung: Unsere Expert*innen begleiten die technische Umsetzung von Modern Work-Szenarien. Sie skizzieren die nötige Architektur und bauen diese auch auf. In Trainings zeigen sie den Fachabteilungen, was in der digitalen Infrastruktur möglich ist – und helfen Usern, die Tools bestmöglich zu nutzen. Dafür führen wir in der Regel eine Pilotphase durch, um bei den Usern positive Erfahrungen zu schaffen.
- Change & Adoption: Wir helfen den Mitarbeitenden unserer Kunden dabei, ihren Arbeitsalltag mit den vorhandenen Lösungen aktiv zu gestalten. Hierfür bilden wir Multiplikatoren aus, führen Piloten durch und nutzen in der Kommunikation authentische Erfahrungen aus ersten Hand in User Stories und Best Practices, um die Vorteile der digitalen Tools zu verdeutlichen. Wir ermöglichen gemeinsames Lernen an Beispielen aus der eigenen Arbeitspraxis und befähigen so alle Mitarbeitenden, den eigentlichen Mehrwert der digitalen Infrastruktur zu nutzen.
Bei Skaylink bringen wir für unsere Kunden die Stärken von Microsoft 365 heraus – und zeigen auf, wie es von dort aus weitergehen kann. Denn die Arbeit mit Microsoft-Lösungen erlaubt es, das ganze Backend aus einem Guss bereitzustellen, inklusive Security. Unsere Spezialist*innen begleiten Unternehmen hier ganzheitlich, damit alle Bedürfnisse abgedeckt werden. Finden Sie mit uns heraus, was in Ihren Lösungen steckt, und heben Sie ihr Unternehmen mit Hilfe von Modern Work auf eine neue Ebene der Zusammenarbeit! Wir unterstützen Sie dabei.
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