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M365 Copilot – Nutzer schulen
25. Oktober 2023
Sabrina Göttlinger
Microsoft 365 Copilot steht zur Verfügung: Sind Ihre Nutzer*innen schon vorbereitet?
Seit dem 1. November hat das Warten ein Ende. Microsoft hat die Copilot-Lizenzen weltweit für alle zur Verfügung gestellt. Bevor Sie die Lizenzen aktivieren und den Nutzern zuweisen, sollten Sie jedoch einige Dinge beachten.
Im letzten Artikel haben wir bereits beschrieben, welche Applikationen Sie für das kommende Release bereitstellen bzw. aktualisieren sollten.
Neben den technischen Aspekten spielen die Nutzer eine wichtige Rolle. Auch der M365 Copilot kann die Produktivität nicht steigern, wenn er nicht genutzt wird.
Damit Ihre Mitarbeitenden den vollen Nutzen aus dem M365 Copilot ziehen können, ist es wichtig, sie zu schulen:
- Prompting: Um den M365 Copilot effektiv nutzen zu können, müssen die Nutzer lernen, klare und präzise Anweisungen zu geben, die der Copilot versteht und befolgt. Ein spezielles Prompting-Training hilft dabei, die richtigen Worte und Formulierungen zu wählen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
- Use Cases: Um die Akzeptanz der neuen Technologie zu erhöhen, hilft es, gezielt Use Cases zu identifizieren, bei denen M365 Copilot unterstützen kann. Sei es, die vielen ungelesenen Mails zusammenzufassen, offene To-dos aus Meetings zu protokollieren oder ein Dokument zu erstellen. Die Anwendungsfälle unterscheiden sich oft stark von Abteilung zu Abteilung. Hier lohnt es sich, die Schulungen entsprechend anzupassen.
- Helpdesk schulen: Bereiten Sie auch Ihr Helpdesk-Team auf einen möglichen Anstieg an Fragen zu KI/Copilot vor.
- Überwachen Sie die Nutzung und das Feedback: Behalten Sie im Auge, in welchem Umfang die Nutzer in Ihrer Organisation den M365 Copilot verwenden. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach Feedback und möglichen Wissenslücken. So können Sie Ihre Schulungen verbessern und zielgerichteter gestalten.
- Bereitstellung von Anleitungen: Stellen Sie Anleitungen in schriftlicher Form oder als Video zentral zur Verfügung, so dass die Nutzer jederzeit darauf zugreifen können. Verteilen Sie regelmäßig Tipps und Neuigkeiten über Updates etc. Eine Sammlung hilfreicher Prompts für den Alltag hilft den Nutzern, sich leichter an das neue Tool zu gewöhnen.
- Early Adopter Teams: Diese helfen, den M365 Copilot zunächst in einer begrenzten Pilotgruppe einzusetzen und vor dem großen Rollout Feedback zu sammeln und Schulungen zu optimieren. Geeignet sind begeisterte Personen aus verschiedenen Abteilungen wie IT, HR, Verwaltung etc.
- Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von KI: Definieren Sie Nutzungsrichtlinien und ethische Grenzen, um einen möglichen Missbrauch der M365 Copilot Funktionen zu verhindern.
Gerne unterstützen wir Sie auch dabei, Ihre Nutzer fit für M365 Copilot zu machen. Dazu bieten wir Ihnen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Workshops an. Kontaktieren Sie uns unter sales@skaylink.com