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Microsoft Teams Premium

23. Mai 2023
Daniel Rohregger
Daniel Rohregger

Künstliche Intelligenz und 5 Funktionen, die Ihre Meetings verändern!

Mit Microsoft Teams Premium führt Redmond eine Add-On-Lizenz ein, die den Funktionsumfang des vorhandenen Teams-Clients um professionelle und intelligente Features erweitert. Welche Funktionen das sind und wie Sie diese nutzen können, erfahren Sie jetzt.

Die wichtigsten Fragen

Benötige ich für die zusätzlichen Funktionen einen neuen Teams-Client?

Nein. Der vorhandene Teams-Client kann alle Funktionen nutzen. Ihre User*innen sehen die neuen Features, sobald sie lizenziert und eingerichtet sind.

Benötigen jetzt alle User*innen die neue Teams Premium-Lizenz?

Nicht unbedingt. Teams Premium richtet sich an verschiedene Zielgruppen.

Warum ist Teams Premium so teuer?

Teams Premium bietet neue, teilweise KI-basierte Features, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern. So ist es jetzt möglich, gesprochene Inhalte zu interpretieren, verstehen und verarbeiten. Professionelle Webinare lassen sich erstellen und virtuelle Sessions können gebucht werden. Bisher war das alles nur über kostenpflichtige Drittanbieter möglich. Selbst wenn Sie momentan Tools wie Demio, ClickMeeting, GoToWebinar oder Zoom nutzen, können Sie nach Konsolidierung auf Microsoft Teams Kosten sparen.

Microsoft Teams Premium – Die wichtigsten Funktionen im Überblick

1. Geschützte Teams-Meetings

 

Bei den wichtigsten Kriterien für die Nutzung moderner Tools steht Sicherheit auf Platz 1 – ein Thema, das wichtiger ist als je zuvor. Zusätzliche Funktionen von Microsoft Teams Premium erlauben, Teams-Besprechungen zu schützen sowie den Abfluss von Daten zu erkennen und regulieren. Zwei Optionen sind dabei von besonderer Bedeutung:

Wasserzeichen

Mit einem Wasserzeichen (Stand April 2023) wird der User Principal Name (z. B. max.mustermann@skaylink.com) des*der  jeweiligen Teilnehmenden an einer Teams-Besprechung über geteilte Inhalte und Kamera eingeblendet. Zukünftig sollen weitere dynamische Parameter wie Datum, Uhrzeit oder Custom Attributes konfigurierbar sein. 

Warum kann ein Wasserzeichen für die Kamera aktiviert werden? Physikalische Produktinnovationen werden beispielsweise in manchen Unternehmen auch via Kamera(-System) gezeigt. Je nach Anforderung ist es nun möglich, ein Wasserzeichen zu aktivieren bzw. deaktivieren. Bei Verwendung eines Wasserzeichens in einem Meeting können ausschließlich Personen beitreten, die mit ihrem Account eingeloggt sind. Gäste oder nicht authentifizierte Benutzer*innen können nicht teilnehmen. Außerdem ist erforderlich, dass der Client die Wasserzeichenfunktion unterstützt.

Folgende Clients unterstützen aktuell Meetings mit Wasserzeichen:

Teams-Client

Meeting mit Wasserzeichen

Windows bisheriger Teams-Client

Beitritt möglich

Windows neuer Teams-Client

Beitritt nicht möglich

MacOS Teams-Client

Beitritt möglich

Teams Web-Client

Beitritt nicht möglich

Android Teams-Client

Test noch ausstehend

iPad / iOS Teams-Client

Test noch ausstehend

Bitte beachten Sie:

Um Wasserzeichen für Meetings zu konfigurieren und aktivieren, muss mindestens ein standardmäßig aktiviertes Sensitivity Label für Microsoft Teams vorhanden sein. Weitere Details zur Implementierung finden Sie hier: Verwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Microsoft Teams, Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites – Microsoft Purview (Compliance) | Microsoft Learn

Falls Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne!

Verschlüsselung

Bei der Verschlüsselung von Meetings wird der Datenverkehr über Audio, Video und Screen Sharing während der Laufzeit Ende-zu-Ende verschlüsselt. Wichtig ist zu wissen, dass den Nutzer*innen folgende Funktionen dann nicht mehr zur Verfügung stehen: 

  • Live-Transkription
  • Meeting-Aufzeichnung
  • Together Mode und Breakout Rooms
  • PowerPoint und Excel Live
  • PSTN-Einwahl ins Meeting 
 

Aktuell unterstützen alle Teams-Clients auf Windows, MacOS, iOS und Android die Verschlüsselung. Für Teams Rooms und Surface Hub wurde bereits eine Unterstützung angekündigt. Die Teilnahmeanzahl ist momentan bei einem verschlüsselten Meeting auf 50 Personen begrenzt. Da die Verbindungsherstellung entsprechend geprüft und gesichert werden muss, dauert der Beitritt etwas länger.

Anwendungsfälle

Hochvertrauliche Meetings (z. B. Quartalszahlen), Personalgespräche, interne Produktvorstellungen und vertrauliche Kunden- oder Partnerabstimmungen etc. 

2. Professionelle Teams-Meetings mit Vorlagen & Personalisierung

Bereits vorhandene Funktionen

Neue Funktionen

Lobby-/Join-Einstellungen

Verschlüsselung aktivieren

Content-Sichtbarkeit

Wasserzeichen für Content

Ist Kamera/Mikrofon erlaubt

Wasserzeichen für Kamera

Chat verfügbar

 

Q&A

 

Aufzeichnung

 

Reaktionen

 

Für personalisierte Meetings können den Vorlagen spezielle Bilder-/Lobbyhintergründe hinzugefügt werden. Besprechungen werden somit noch individueller und professioneller.

Anwendungsfälle

Beispiel 1:

Für wichtige Kundentermine, wie z. B. Produktvorstellungen oder Vorstandsmeetings, werden spezielle Hintergründe mit Firmenlogo und CI-Farben gewählt. Dies kann zugleich signalisieren, dass es sich um ein Meeting mit externen Personen handelt.

Das Template ist beispielsweise so ausgelegt, dass ein anonymer Beitritt möglich ist und Teilnehmende am Telefon direkt zugelassen werden. Die Organisator*innen eines Meetings können die Einstellungen anpassen, um möglichst individuell auf die Bedürfnisse des Kunden einzugehen.

Beispiel 2:

Für ein Townhall-Meeting wird ein Template erstellt, in dessen Lobby-Screen ein Bild vom letzten Sommerfest zu sehen ist. Das Wasserzeichen für Content und Kamera ist aktiviert, da wichtige Quartalszahlen präsentiert werden. Die Teilnehmenden müssen über ihren Teams-Client beitreten. Diese Einstellungen sind gesperrt und und lassen sich auch nicht deaktivieren.

3. Intelligente Teams-Meetings mit künstlicher Intelligenz und Live-Übersetzung

Intelligente Zusammenfassung

Alle Teilnehmenden erhalten automatisch generierte Besprechungsnotizen, die Teams mittels einer Transkription zusammengefasst und strukturiert hat. Modernste KI auf Basis von OpenAI-Sprachmodellen wird hier von Microsoft eingesetzt. Darüber hinaus können empfohlene Aufgaben/Aktionen für individuelle Mitarbeitende angezeigt werden. In Zukunft soll es mit nur einem Klick möglich sein, Microsoft ToDo oder Planner eine Aufgabe hinzuzufügen. 

Außerdem werden für jede*n Teilnehmende*n individuelle Highlights erstellt, die für die weitere Arbeit relevant sind. Teams versieht die Aufzeichnungen mit Kapiteln, um das gesuchte Thema leichter finden zu können.

Live-Übersetzung

Ein Feature, über das aktuell besonders oft diskutiert wird, ist die Live-Übersetzung. Vielen kommt diese Funktion sicherlich bekannt vor: Während der Testphase gehörte sie bereits zum „normalen“ Teams-Umfang, wurde jetzt allerdings wieder entfernt. Bei dieser Teams Premium-Funktion werden mittels hochverfügbarer Übersetzungsservices die Live-Untertitel von gesprochenen Worten in eine von aktuell 40 vorhandenen Sprachen übersetzt. So können alle Meeting-Teilnehmenden die Untertitel in ihrer bevorzugten Sprache lesen, während der Originalton in der gesprochenen Sprache bleibt. Und ein weiterer Vorteil ist: Nur die Organisator*innen des Meetings benötigen eine Teams Premium-Lizenz, nicht aber jede*r Teilnehmende!

4. Virtuelle Termine über Microsoft Teams Premium

Mit den neuen Teams Premium-Features für virtuelle Termine  vereint Microsoft die bereits vorhandenen  Funktionen von Bookings und Teams-Meetings. Nutzer*innen können professionelle 1:1 -Meetings buchbar machen und verwalten. Besonders interessant ist das für Nutzer*innen, die viele Meetings mit  externen Personen an einem Tag haben.  Die Termine sind dabei über eine Website buchbar (generiert aus Microsoft Bookings | Terminplaner für Online-Terminvereinbarung) oder können direkt verschickt werden.  

Es ist möglich, unterschiedliche Typen von Terminen anzugeben. Für die Buchung verlinkt Microsoft auf spezifische Microsoft Forms-Umfragen. Live-Warteschlangen können dem Host angezeigt sowie automatisierte SMS-Erinnerungsbenachrichtigungen automatisiert versendet werden. Es ist auch möglich, eine Chat-Nachricht in die Lobby wartender Kund:innen zu senden, ohne das aktuelle Gespräch verlassen zu müssen.

Aus Kundenperspektive können Teilnehmende sowohl über die Teams-App als auch über die Web-App teilnehmen. Ist der Host noch nicht anwesend, landen sie zuerst in einer Pre-Lobby, die mit einem eigenen Design gestaltet werden kann. Die Pre-Lobbys sind einfach gehalten, um auch mit Teams eher unerfahrenen Kund*innen keine Hürden in den Weg zu legen.

Im Nachgang ist es über erweiterte Analyse-Funktionen möglich, Zeitaufwände, Anmeldungen, No-Shows, Effektivität etc. umfassend zu analysieren. Parallel dazu können Feedback-E-Mails (bald) automatisiert versendet werden.

Anwendungsfälle

Finanzberatungen, ärztliche Beratungen, Erstberatungen bei Versicherungen, Sales-to-Customer etc.

5. Professionelle Webinare mit Microsoft Teams Premium

Die Option, jetzt auch professionelle Webinare erstellen zu können, gehört zu den umfangreichsten praktischen Neuerungen von Teams Premium. Dazu bietet Teams u. a. vorfertige Registrierungswebsites auf Forms-Basis, Reminder-E-Mails, verbesserte Funktionen im Webinar (z. B. Green Room), Auswertungen und Statistiken sowie eine intuitivere Steuerung und Moderation. Hier ein paar Details:

Anmeldungen & Registrierungen

  • Für Teams-Webinare kann ein individuelles Registrierungsformular verwendet werden.
  • Das Formular kann mit eigenen Logos/Farben (Theme) angepasst werden.
  • Veranstalter*innen können Registrierungen verwalten und so einstellen, dass Anmeldungen erst bestätigt werden müssen.
  • Automatische Erinnerungen und Informationen können per E-Mail an die Teilnehmenden versendet werden.

Administration & Veranstaltung des Webinars

  • Moderator*innen und Speaker*innen haben die Möglichkeit, sich in einem sog. virtuellen Green Room vorzubereiten, bevor das Meeting offiziell startet.  Dies kann ein Briefing, Testlauf oder eine Abstimmung zur Anordnung von Screen Sharing und Kameras sein.
  • Verbesserte Steuerelemente während des Meetings machen es einfacher,  Szenen / Anordnungen / Ansichten für die Teilnehmenden zu wechseln.
  • RTMP (Real Time Messaging Protocol) ist neu – damit können externe Medien-Feeds (Kamera, Video) mit eingebaut werden.
  • Über das Q & A-Panel können kurze Umfragen durchgeführt werden, die über Forms integriert werden.

Falls Sie Fragen zu Teams Premium haben, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf