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Microsoft SharePoint Premium
Aus Syntex wird SharePoint Premium: Mit der Weiterentwicklung seiner Plattform für Content Management will Microsoft bewährte Funktionen mit Innovationen – allem voran KI – zusammenbringen. Mehr Automatisierung, zusätzliche Sicherheit und eine vereinfachte Verarbeitung auch großer Content-Mengen soll SharePoint Premium bieten. Wir haben uns angesehen, was es aktuell kann und für wen sich SharePoint Premium lohnt:
Wie sein Vorgänger Syntex verarbeitet SharePoint Premium Inhalte und hilft, Content in SharePoint-Bibliotheken, aber auch in Microsoft Teams, OneDrive for Business und Exchange sinnvoll zu strukturieren und zu organisieren. Zudem können darüber Compliance-Regeln durchgesetzt werden. Dafür werden künstliche Intelligenz und erweitertes maschinelles Lernen eingesetzt. So können Prozesse auf Basis von Inhalten automatisiert werden. SharePoint Premium analysiert und kategorisiert dafür Daten nach zuvor festgelegten Vorgaben oder „gelernten“ Präferenzen. Unternehmen lernen so auch den Datenschatz, den Sie besitzen, besser kennen und können daraus neue Erkenntnisse für ihr Business ziehen.
Und das bietet SharePoint Premium konkret:
eSignature
Die elektronische Signatur wird immer mehr zum Standard. Dabei stehen sich zwei wichtige Anforderungen oft gegenüber: eine gute Absicherung auf der einen und eine zügige, einfache Abwicklung im Geschäftsprozess auf der anderen Seite. SharePoint Premium bringt beides zusammen. Dafür ermöglicht es die Integration von beliebten Drittanbieterdiensten wie Adobe oder DocuSign. Unterschriften von internen und externen Empfängern können schnell angefordert werden. Die nötigen Formularfelder und zusätzliche Nachrichten lassen sich einfach einfügen. Um zu unterzeichnen, genügt es in SharePoint Premium, wenn die Unterzeichnenden ihre Namen in die vorgesehenen Felder tippen. Alle Beteiligten werden per Mail über den Fortgang des Prozesses informiert. Signierte Dokumente werden schließlich kryptografisch gesichert. Im PDF-Dokument lässt sich später der gesamte Prozess nachverfolgen, sodass der Ablauf compliant ist und bei Bedarf leicht überprüft werden kann.
Verknüpfung mit Microsoft 365 & Copilot
SharePoint unterstützt alle Lösungen in Microsoft 365: Von OneDrive, Teams, über Viva bis Microsoft 365 Copilot. Damit sind SharePoint-Inhalte in der Regel auch die erste Quelle für Copilot. Je besser SharePoint strukturiert ist, umso besser sind die Erfahrungen mit Copilot. SharePoint Premium bietet mit seinen Funktionen neue Möglichkeiten, Copilot voll auszuschöpfen und die Produktivität des eigenen Unternehmens entscheidend zu steigern.
Automatische Übersetzung
Ob Standardverträge, Gebindeangaben oder Broschüren – SharePoint Premium übersetzt jetzt über die Translation-Funktion Dokumente oder auch ganze Dokumentordner in Dutzende von Sprachen. Gerade für Unternehmen, die global arbeiten, ist das eine wertvolle Funktion, die direkt Zeit und Geld spart.
Benefits Assessment-Tool
Damit Unternehmen SharePoint Premium voll ausschöpfen können, bietet die Lösung ein KI-basiertes Assessment an: Anhand der gesammelten Informationen über die vorhandenen SharePoint-Bibliotheken, z. B. deren Größe und Struktur, wird ein Power BI-Bericht mit Empfehlungen erstellt, wo und wie SharePoint Premium unterstützen kann.
Inhaltszusammenstellung
Mit der Inhaltszusammenstellung (Content Assembly) werden sich wiederholende Standarddokumente wie Verträge, Leistungsbeschreibungen, Einverständniserklärungen, Verkaufsgespräche und Korrespondenz automatisch generiert. Dazu kann ein vorhandenes Dokument hochgeladen werden, um eine Vorlage zu erstellen. SharePoint Premium kann daraus mit Hilfe von Listen oder manuellen Einträgen neue Inhalte erstellen.
Optical Character Recognition (OCR)
Mit OCR kann gedruckter oder handschriftlicher Text aus Bildern und Dokumenten – z. B. von Produktetiketten oder Rechnungen – erkannt und digital sinnvoll transferiert werden. Die extrahierten Informationen werden in SharePoint Premium in der Suche indiziert und können dadurch auch für Compliance-Einstellungen, z. B. über Data Loss Prevention (DLP), verfügbar gemacht werden.
Unterschiedliche Modelle für das Document Processing
Modelle für Dokumentverarbeitung (Document Processing) sorgen dafür, dass Dokumente identifiziert und klassifiziert werden können. So lassen sich benötigte Informationen aus SharePoint-Bibliotheken leicht und schnell herausfiltern. In SharePoint Premium kann diese Information in Spalten extrahiert gespeichert werden. Dabei gibt es vordefinierte oder benutzerdefinierte Modelle, die genutzt werden können.
Fazit: Noch nicht für jedes Szenario, aber mit viel Potenzial
SharePoint Premium ist aktuell noch nicht in jedem Szenario sinnvoll. Doch es steckt einiges drin, was für bestimmte Bereiche oder Unternehmen echte Mehrwerte bringt. Vor allem dort, wo sehr viele Dokumente anfallen, die auch noch in unterschiedlichen Sprachen zur Verfügung stehen sollen – etwa Produktinformationen oder Standardunterlagen im Finanzbereich. Auch wo sehr viele Dokumente in mehreren Sprachversionen Unterschriften erfordern, z. B. in Rechtsabteilungen, erleichtert SharePoint Premium die Prozesse entscheidend.
Aber auch für Unternehmen, die sich auf den Weg machen und verstärkt mit KI arbeiten wollen, kann SharePoint Premium Sinn machen. Denn eine KI-Assistenz kann nur so gut sein wie die Quellen dahinter. Und mit M365 Copilot als Hauptquelle ist ein gut aufgestelltes SharePoint essenziell.
Unsere Expert*innen für Modern-Workplace-Szenarien beraten Sie gern dazu, ob SharePoint Premium für Sie das richtige ist – und wenn ja, wie es sich am besten in Ihre Infrastruktur einbinden lässt. Melden Sie sich einfach bei uns für ein Gespräch!