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Microsoft 365 Archive für SharePoint verstehen und sinnvoll einsetzen
Head of Collaboration & Communication
In SharePoint sammeln sich mit der Zeit viele Inhalte an, die man im Arbeitsalltag kaum noch benötigt. Dazu gehören abgeschlossene Projektunterlagen, ältere Dokumentationen oder Dateien aus früheren Arbeitsständen. Löschen möchten oder dürfen Sie sie deshalb noch lange nicht. Gleichzeitig belegen sie Speicher und stehen neben den Unterlagen, mit denen Sie aktuell arbeiten.
Microsoft 365 Archive ermöglicht es, solche Inhalte innerhalb von SharePoint zu archivieren und bei Bedarf wieder zu aktivieren. Unterschieden wird dabei zwischen vollständigen Sites und einzelnen Dateien. Zusätzliche Speicherkosten lassen sich je nach Speicherauslastung des Tenants reduzieren.
Für die Entscheidung sind jedoch auch die Auswirkungen auf die Nutzung wichtig: Wie finden Sie archivierte Inhalte wieder? Wie schnell erhalten Sie erneut Zugriff? Was passiert mit Aufbewahrung und Compliance? Dieser Beitrag erklärt die Funktionsweise, die Veränderungen für Mitarbeitende und das Preismodell von Microsoft 365 Archive.
Was ist Microsoft 365 Archive?
Microsoft 365 Archive stellt eine sogenannte Cold-Storage-Ebene innerhalb von SharePoint bereit. Gemeint ist Speicher für Inhalte, die weiterhin vorhanden sein sollen, aber nicht regelmäßig benötigt werden.
Archivierte Inhalte belegen nicht mehr das aktive SharePoint-Speicherkontingent des Tenants. Stattdessen werden sie dem Archivspeicher zugerechnet. Die Daten bleiben dabei innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Ein Export in ein anderes Ablagesystem ist dafür nicht erforderlich.
Sie können sowohl vollständige SharePoint-Sites als auch einzelne Dateien archivieren. Bei einer vollständigen Site umfasst das unter anderem Dokumentbibliotheken, Ordner, Dateien und Listen. Berechtigungen und Metadaten bleiben erhalten.
Für Ihr abgeschlossenes Projekt bedeutet das: Die Projektunterlagen können weiter aufbewahrt werden, ohne dauerhaft zur aktiven Arbeitsumgebung zu gehören.
Archivieren, aufbewahren und sichern: unterschiedliche Aufgaben
Bevor wir in die Bedienung einsteigen, lohnt sich eine begriffliche Trennung. Im Alltag wird „Archiv“ für ziemlich unterschiedliche Dinge verwendet.
Funktion | Welche Frage beantwortet sie? |
Microsoft 365 Archive | Wie bewahren wir selten benötigte SharePoint-Inhalte außerhalb des aktiven Speichers auf? |
Aufbewahrungsrichtlinien | Wie lange sollen oder müssen Inhalte erhalten bleiben (selbst wenn sie vom Anwender gelöscht wurden) und wann sollen sie gelöscht werden? |
Backup | Wie stellen wir Daten nach Verlust oder unerwünschten Änderungen wieder her? |
Diese Fragen gehören gemeinsam in ein Konzept für den Umgang mit Daten. Die Entscheidung, einen Inhalt zu archivieren, ersetzt weder eine Festlegung seiner Aufbewahrungsdauer noch eine Strategie zur Wiederherstellung.
Ganze Site oder einzelne Dateien?
Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, wie die Zusammenarbeit aufgebaut ist.
Eine vollständige Site passt zu einem abgeschlossenen Arbeitsbereich. Hat Ihr Projekt eine eigene SharePoint-Site und wird dort nichts mehr aktiv bearbeitet, kann die gesamte Site ein Kandidat für die Archivierung sein.
Einzelne Dateien passen zu gemischten Ablagen. Vielleicht liegen die Projektunterlagen aber in einer Abteilungssite, auf der längst das nächste Projekt läuft. Dann wäre es unpraktisch, den gesamten Bereich zu archivieren. Die Archivierung einzelner Dateien ermöglicht es, gezielt ältere Unterlagen auszuwählen und die übrige Site aktiv zu lassen. Microsoft führt diese Funktion inzwischen als allgemein verfügbar.
Was verändert sich für Mitarbeitende?
Die wichtigste Veränderung ist der Zugriff: Eine archivierte Datei können Sie erst nach ihrer Reaktivierung wieder lesen. Eine archivierte Site steht ebenfalls nicht mehr für die normale Nutzung bereit.
Bei einzelnen Dateien können Personen mit Leseberechtigung die Reaktivierung auslösen. Für eine vollständig archivierte Site ist die SharePoint-Administration zuständig. Wer Dateien manuell archivieren darf, hängt von der Freigabe der Funktion und den Bearbeitungsberechtigungen ab.
Die Dauer richtet sich nach dem Archivierungsstatus:
Zeitpunkt | Reaktivierung |
Innerhalb der ersten sieben Tage nach der Archivierung | Sofort möglich |
Nach diesen sieben Tagen | Kann bis zu 24 Stunden dauern |
Diese Zeitspanne gilt für Dateien und Sites.
Für Ihr Projekt könnte das so aussehen: Ein halbes Jahr nach dem Abschluss benötigt eine Kollegin eine alte Dokumentation. Bei einer einzeln archivierten Datei kann sie mit ihrer Leseberechtigung die Reaktivierung selbst anstoßen. Liegt die Dokumentation in einer vollständig archivierten Site, benötigt sie Unterstützung durch die IT.
Deshalb würde ich vor jeder Archivierung zwei Dinge klären: Wer braucht die Inhalte möglicherweise noch und wie schnell müssen sie wieder verfügbar sein?
Bleiben archivierte Inhalte für die Suche und Copilot verfügbar?
Archivierung bedeutet nicht automatisch, dass niemand die Dateien mehr finden kann.
Mit Microsoft 365 Archive können Sie beeinflussen, welche Inhalte für die aktuelle Informationssuche und die Antworten von Copilot relevant bleiben.
Archivierte Dateien werden aus dem aktiven Copilot Index entfernt. So können Sie verhindern, dass überholte Projektunterlagen oder veraltete Dokumentationen weiterhin als Grundlage für Antworten herangezogen werden. Deshalb sollte vor der Archivierung geprüft werden, ob ein Inhalt tatsächlich überholt ist oder weiterhin als wichtige Wissensquelle dient.
In der SharePoint-Suche bleiben archivierte Inhalte gezielt auffindbar. Über die Auswahl „Archiviert“ unter dem Dateityp kann man sie in die Suche einbeziehen. Dabei werden weiterhin die bestehenden Berechtigungen berücksichtigt und auch die Dateiinhalte durchsucht. Zum Öffnen einer gefundenen Datei ist allerdings zunächst die Reaktivierung erforderlich.
Ein Suchtreffer bedeutet allerdings noch keinen unmittelbaren Zugriff. Zum Öffnen bleibt die Reaktivierung erforderlich.
Informationen lassen sich langfristig aufbewahren und bei Bedarf wiederfinden, während sich die aktive Antwortgrundlage von Copilot auf aktuell benötigtes Wissen konzentriert. Das ist ein zusätzlicher Anlass, über den Lebenszyklus von Informationen nachzudenken. Eine alte Projektunterlage kann aufbewahrenswert sein, auch wenn sie nicht mehr als aktuelle Orientierung für die tägliche Arbeit dient.
Was passiert mit Aufbewahrung und Compliance?
Funktionen wie Aufbewahrungsbezeichnungen und eDiscovery gelten auch für archivierte Sites weiter. Eine Archivierung friert bestehende Löschprozesse also nicht ein: Inhalte können beispielsweise weiterhin durch Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden.
Die Purview-Inhaltssuche und eDiscovery können archivierte Inhalte weiterhin durchsuchen und exportieren. Der Export kann allerdings länger dauern.
Was kostet Microsoft 365 Archive?
Microsoft 365 Archive wird nach dem genutzten Speicher abgerechnet. Der Listenpreis beträgt 0,05 US-Dollar pro GB und Monat. Allerdings zahlen Sie nicht automatisch für jedes archivierte GB. Entscheidend ist, wie viel SharePoint-Speicherkontingent im Tenant vorhanden ist und wie viel davon bereits durch aktive Inhalte genutzt wird. Bleiben aktive und archivierte Inhalte zusammen innerhalb dieses Kontingents, entstehen keine zusätzlichen Archivspeicherkosten.
Wie funktioniert die Berechnung?
Die Grafik zeigt fünf Szenarien. Die gestrichelte Linie markiert das vorhandene SharePoint-Speicherkontingent. Blau steht für aktive Inhalte innerhalb dieses Kontingents, Rot für zusätzlich benötigten Standardspeicher und Grün für archivierte Inhalte.
Für die Berechnung werden wie in der Grafik 0,20 US-Dollar pro GB zusätzlichem Standardspeicher und 0,05 US-Dollar pro GB kostenpflichtigem Archivspeicher angesetzt. Die dargestellten Gesamtkosten umfassen beide Speicherarten.
Szenario | Was passiert? | Zusätzliche Kosten pro Monat |
A: Ohne Archivierung | Die aktiven Inhalte überschreiten das Kontingent um 200 GB. Dafür wird zusätzlicher Standardspeicher benötigt. | 200 × 0,20 $ = 40 $ |
B: 200 GB archiviert | Die aktiven Inhalte passen genau ins Kontingent. Die 200 GB im Archiv werden vollständig berechnet. | 200 × 0,05 $ = 10 $ |
C: 400 GB archiviert | Durch die Archivierung bleiben 200 GB im Kontingent frei. Diese werden mit den 400 GB Archivspeicher verrechnet. Kostenpflichtig sind nur 200 GB. | 200 × 0,05 $ = 10 $ |
D: Teilweise archiviert | Die aktiven Inhalte überschreiten das Kontingent weiterhin um 100 GB. Zusätzlich liegen 100 GB im Archiv. Beide Speicherarten verursachen Kosten. | 20 $ Standardspeicher + 5 $ Archivspeicher = 25 $ |
E: Innerhalb des Kontingents | Für 100 GB archivierte Inhalte stehen noch 200 GB freies Kontingent zur Verfügung. Das Archiv verursacht daher keine zusätzlichen Kosten. | 0 $ |
Mehr zu archivieren bedeutet also nicht automatisch mehr Archivkosten. Das zeigen die Szenarien B und C: Obwohl in C doppelt so viele Daten archiviert sind, bleiben die Kosten gleich. Denn gleichzeitig wird mehr Platz im aktiven Speicher frei.
Was kostet die Reaktivierung?
Für die Reaktivierung archivierter SharePoint-Inhalte fällt keine separate Gebühr an. Anschließend benötigen die Inhalte wieder aktiven Speicher. Man sollte deshalb vorab prüfen, ob genügend Kontingent verfügbar ist.
Nach der Reaktivierung ist eine erneute Archivierung für vier Monate gesperrt. Diese Regelung gilt für SharePoint-Inhalte. Für archivierte, nicht lizenzierte OneDrive-Konten gelten eigene Regeln und Gebühren.
Wann sich Microsoft 365 Archive lohnt
Microsoft 365 Archive eignet sich für SharePoint-Inhalte, die Sie weiterhin aufbewahren möchten oder müssen, die aber nur noch selten benötigt werden. Dabei liegt der Nutzen sowohl in den Speicherkosten als auch in der Trennung von aktiven und inaktiven Informationen. Sie können veraltete Inhalte aus der aktiven Antwortgrundlage von Copilot herausnehmen und sie über die SharePoint-Suche weiterhin gezielt finden.
Die Archivierung kann deshalb bereits ohne Speicherengpass sinnvoll sein. Bleiben aktive und archivierte Inhalte zusammen innerhalb des vorhandenen Speicherkontingents, entstehen keine zusätzlichen Archivspeicherkosten. Oberhalb dieser Grenze können Sie durch die Archivierung die Kosten für zusätzlich benötigten Speicher reduzieren.
Entscheidend ist, welche Rolle die Inhalte noch spielen: Benötigen Sie sie regelmäßig, unmittelbar oder als relevante Wissensquelle für Copilot, sollten sie aktiv bleiben. Werden sie hauptsächlich für einen möglichen späteren Zugriff aufbewahrt, kommt eine Archivierung infrage. Dabei muss die mögliche Wartezeit bei der Reaktivierung zum Arbeitsablauf passen.
Mit klaren Kriterien und Verantwortlichkeiten können Sie Microsoft 365 Archive gezielt in die SharePoint-Verwaltung einbinden. So bleiben aufbewahrenswerte Informationen erhalten, während sich die aktive Zusammenarbeit auf die Inhalte konzentriert, die aktuell gebraucht werden.
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