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Erstellung des Intranets 2.0
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der stetig wachsenden Anforderungen an interne Kommunikation und Zusammenarbeit hat sich Skaylink dazu entschlossen, das bestehende Intranet grundlegend zu überarbeiten. Die bisher genutzte Plattform – ein Relikt aus der Gründungszeit – konnte den aktuellen Bedürfnissen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, zielgruppengerechter Informationsverteilung und effizienter Pflege nicht mehr gerecht werden.
Mit dem Projekt „Intranet 2.0“ wurde eine moderne, strukturierte und zukunftsfähige Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint realisiert. Sie stellt den Mitarbeitenden nicht nur relevante Informationen bereit, sondern fördert auch das Gemeinschafts- und Zughörigkeitsgefühl innerhalb des Unternehmens. Wir werfen jetzt einen Blick auf die Herausforderungen, Lösungsansätze und Ergebnisse dieses Transformationsprozesses.
Auftrag
Die bisherige Intranet-Lösung hatte nie eine fundierte Prüfung der User Experience durchlaufen und diente lediglich als schnelle Übergangslösung für die Mitarbeitenden der vier Gründungsfirmen von Skaylink.
Das Team Interne Kommunikation von Skaylink sah in mehreren Bereichen Verbesserungsbedarf – insbesondere bei der Benutzerfreundlichkeit, der zielgruppengerechten Ansprache und dem Pflegeaufwand. Gleichzeitig wünschte es sich eine klar strukturierte und transparente Rechtevergabe.
Das Modern Work Team erhielt den Auftrag, ein konkretes Konzept für ein neues Intranet auf SharePoint-Basis zu entwickeln. Es nutzte gezielt die Möglichkeiten und Synergien zwischen SharePoint Sites, Viva Engage, Viva Connections, Dashboards, Apps, Topics und News – abgestimmt auf konkrete Anwendungsfälle:
- Präsentation der Fachbereiche
- Reporting-Funktionen (z. B. Ansichten, Likes, Reaktionen)
- Einbindung vorhandener Quellen und Inhalte
Rahmenbedingungen
Skaylink vereint 7 Gesellschaften mit rund 550 Cloud-Enthusiast*innen. 3 Mitarbeitende setzten das erarbeitete Konzept in die Praxis um brachten das Projekt in nur 3 bis 4 Monaten zum Laufen.
Ziele des neuen Intranets
- Modernisiertes Intranet auf Basis der bestehenden Lösung schaffen
- Inhalte zielgerichtet und zielgruppengerecht ausspielen
- Informationen klar und übersichtlich darstellen
Klarheit in die Informationsarchitektur bringen
Zum Projektstart fand ein Kick-off-Meeting mit Stakeholdern aus den Bereichen Modern Work, Core Consulting und People & Culture statt. In gemeinsamer Runde definierten wir die Ziele, Erwartungen und den Umfang des Projektes. Anschließend führten wir mehrere Workshops und Interviews durch, um sowohl funktionale als auch nicht funktionale Anforderungen zu erfassen. Wir identifizierten Inhalte, Anwendungen und die konkreten Bedürfnisse unterschiedlicher Zielgruppen – von Fachanwender*innen bis hin zu Führungskräften.
Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen erarbeiteten wir einen Projektplan mit klar definierten Meilensteinen, Zeitrahmen, Ressourcen und Zuständigkeiten. Das Team setzte bewusst auf ein agiles Vorgehen, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können – ohne Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts.
Unsere Expert*innen aus dem Modern Work Circle arbeiteten eng mit den Stakeholdern zusammen, um die Anforderungen zu schärfen. Ziel war ein Intranet, das über Fachbereiche und Abteilungen informiert und die interne Vernetzung und das Wir-Gefühl in der dezentralen Struktur von Skaylink fördert. Mitarbeitende sollen sich beispielsweise auch über anstehende Veranstaltungen wie das Summer Event und wichtige Themen wie Firmenwagenregelungen informieren können.
Anforderungen und Projektplan
Wir klärten folgende Fragen:
- Welche Informationen existieren (Dateitypen, Inhalte, organisatorischer Kontext)?
- Wo liegen diese Inhalte aktuell?
- Wer erstellt Inhalte und für wen?
- Wer darf auf welche Inhalte zugreifen?
- Wie verlaufen Lebenszyklen von Informationen (z. B. Aktualisierung)?
- Welche rechtlichen, sicherheitsrelevanten oder Compliance-bezogenen Anforderungen gelten?
- Wie stellen wir Mehrsprachigkeit und Versionsmanagement sicher?
Unser Lösungsansatz
Zunächst starteten wir mit dem technischen Aufbau der SharePoint-Umgebung inklusive der Einrichtung aller erforderlichen Berechtigungen. Danach konfigurierten wir die grundlegenden Site-Strukturen und passten sie individuell an.
Anschließend entwickelten wir wiederverwendbare Site-Templates, mit denen die Fachbereiche ihre Inhalte eigenständig pflegen können. Parallel dazu führten wir umfassende Governance-Prozesse ein: Klare Zuständigkeiten für Content-Management, regelmäßige Updates und Sicherheitsüberprüfungen gewährleisten einen dauerhaft stabilen Betrieb.
Ergebnisse und Erfolge
- Dank iterativer Umsetzung konnte das Projektteam direktes Feedback aus Testgruppen schnell umsetzen und Fehler frühzeitig vermeiden.
- Die User Experience verbesserte sich spürbar – durch eine intuitive Navigation, ein klares Seitenkonzept und ein personalisiertes Dashboard.
- Die Fachbereiche pflegen ihre Inhalte nun selbstständig, wodurch das Team Interne Kommunikation deutlich entlastet wird. Die Informationsflüsse gestalten sich effizienter.
Mit der Neugestaltung des Intranets wurde der Grundstein für eine moderne, flexible und mitarbeiterorientierte Kommunikationsplattform gelegt, die auch langfristig mit den Anforderungen von Skaylink mitwachsen kann.