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Erstellung des Intranets 2.0
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und der stetig wachsenden Anforderungen an interne Kommunikation und Zusammenarbeit entschlossen wir, von Skaylink, das bestehende Intranet grundlegend zu überarbeiten. Das bisher genutzte Intranet, eine übernommene Plattform aus der Gründungszeit des Unternehmens, kann den aktuellen Bedürfnissen hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, zielgruppengerechter Informationsverteilung und effizienter Pflege nicht mehr gerecht werden.
Ziel des Projekts „Intranet 2.0“ war es eine moderne, strukturierte und zukunftsfähige Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint zu schaffen. Die Plattform stellt den Mitarbeitenden nicht nur relevante Informationen bereit, sondern fördert ein stärkeres Gefühl der Zugehörigkeit in der Skaylink. Der folgende Bericht beschreibt die Herausforderungen, Lösungsansätze und Ergebnisse dieses Transformationsprozesses.
Der Auftrag
Die interne Kommunikation von Skaylink erkannte Verbesserungsbedarf im bestehenden Intranet – insbesondere bei der Benutzerfreundlichkeit, zielgruppengerechten Ansprache und dem Pflegeaufwand. Gleichzeitig wünschte sich das Team eine klar strukturierte und transparente Rechtevergabe.
Die bisherige Intranet-Lösung – ein übernommenes System – hatte nie eine fundierte Prüfung der Nutzererfahrung/User Experience durchlaufen und diente lediglich als schnelle Übergangslösung für die Mitarbeitenden der vier Gründungsfirmen.
Das Modern Work Team entwickelte daraufhin ein konkretes Konzept für ein neues Intranet auf SharePoint-Basis. Dabei berücksichtigte es gezielt die Möglichkeiten und Synergien zwischen SharePoint Sites, Viva Engage, Viva Connections, Dashboards, Apps, Topics und News – abgestimmt auf konkrete Anwendungsfälle:
- Präsentation der Fachbereiche
- Reporting-Funktionen (z. B. Ansichten, Likes, Reaktionen)
- Einbindung vorhandener Quellen und Inhalte
Rahmenbedingungen
Skaylink vereint sieben Gesellschaften mit rund 550 Cloud-Enthusiasten.
Drei Mitarbeitende übernahmen die Umsetzung und arbeiteten etwa 3–4 Monate an dem Projekt.
Ziele des neuen Intranets
- Das Intranet 2.0 modernisieren auf Basis des alten Intranets
- Inhalte zielgerichtet und zielgruppengerecht ausspielen
- Informationen klar und übersichtlich darstellen
Die Herausforderung
Zum Auftakt des Projekts organisierten wir ein Kick-off-Meeting mit Stakeholdern aus den Bereichen Modern Work, Core Consulting und People & Culture. Gemeinsam definierten wir die Projektziele, Erwartungen und den Umfang. Anschließend führten wir mehrere Workshops und Interviews durch, um sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen zu erfassen. Dabei identifizierten wir Inhalte, Anwendungen und konkrete Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen – von Fachanwendern bis zu Führungskräften.
Auf Basis dieser Erkenntnisse formulierten wir einen Projektplan mit klaren Meilensteinen, Zeitrahmen, Ressourcen und Zuständigkeiten. Das Team wählte ein agiles Vorgehensmodell, um flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können – ohne dabei das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen.
Unsere Expert:innen aus dem Modern Work Circle entwickelten einen detaillierten Projektplan und arbeiteten eng mit den Stakeholdern zusammen, um die Anforderungen zu schärfen. Ziel war ein Intranet, das nicht nur Informationen zu Fachbereichen und Abteilungen bereitstellt, sondern durch die dezentrale Struktur von Skaylink auch das Zusammengehörigkeitsgefühl stärkt. Gleichzeitig sollten sich Mitarbeitende über aktuelle Events wie z.B. das Summer Event oder wichtige Prozesse wie Firmenwagenregelungen informieren können.
Zudem beantworteten wir zentrale Fragen zur Informationsarchitektur
- Welche Informationen existieren (Dateitypen, Inhalte, organisatorischer Kontext)?
- Wo liegen diese Inhalte aktuell?
- Wer erstellt Inhalte – für wen?
- Wer darf auf welche Inhalte zugreifen?
- Wie verlaufen Lebenszyklen von Informationen (z. B. Aktualisierung)?
- Welche rechtlichen-, sicherheitsrelevanten- oder compliance-bezogenen Anforderungen gelten?
- Wie stellen wir Mehrsprachigkeit und Versionsmanagement sicher?
Unser Lösungsansatz
Wir starteten mit dem technischen Aufbau der SharePoint-Umgebung und richteten die erforderlichen Berechtigungen ein. Danach konfigurierten wir die grundlegenden Site-Strukturen und passten sie individuell an.
Anschließend entwickelten wir wiederverwendbare Site-Templates, mit denen die Fachbereiche ihre Inhalte eigenständig pflegen können. Parallel führten wir umfassende Governance-Prozesse ein: klare Zuständigkeiten für Content-Management, regelmäßige Updates und Sicherheitsüberprüfungen gewährleisten einen dauerhaft stabilen Betrieb. So stellen wir sicher, dass das Intranet auch langfristig mit den Anforderungen von Skaylink mitwachsen kann.
Ergebnisse und Erfolge
- Dank iterativer Umsetzung konnten wir, das Projektteam, direktes Feedback aus Testgruppen schnell umsetzen und Fehler frühzeitig vermeiden.
- Die User Experience verbesserte sich spürbar – durch eine intuitive Navigation, ein klares Seitenkonzept und ein personalisiertes Dashboard.
- Die Fachbereiche pflegen ihre Inhalte nun selbstständig. Dadurch entlastet sich die interne Kommunikation deutlich, und die Informationsflüsse gestalten sich effizienter.
Diese Neugestaltung des Intranets legt den Grundstein für eine moderne, flexible und mitarbeiterorientierte Kommunikationsplattform bei Skaylink.
Zusammenfassung
Das Projekt „Intranet 2.0“ verfolgte das Ziel, eine moderne, strukturierte und zukunftsfähige Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint zu entwickeln. Sie sollte nicht nur relevante Informationen bereitstellen, sondern auch das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden bei Skaylink stärken. Trotz eines engen Zeitrahmens gelang dem Projektteam eine erfolgreiche Umsetzung, insbesondere dank eines iterativen Ansatzes, der schnelles Feedback und frühzeitige Fehlervermeidung ermöglichte.
Die Einführung des neuen Intranets führte zu einer spürbaren Verbesserung der Nutzererfahrung. Eine intuitive Navigation, ein klar strukturiertes Seitenkonzept und ein personalisiertes Dashboard ermöglichen den Mitarbeitenden eine einfache und zielgerichtete Nutzung der Plattform. Gleichzeitig entlastet das Intranet die interne Kommunikation erheblich, da die Fachbereiche ihre Inhalte nun eigenständig erstellen und pflegen. Durch diese dezentrale Inhaltsverwaltung gestalten sich die Informationsflüsse deutlich effizienter und unterstützen eine schnellere, zielgruppenorientierte Kommunikation innerhalb der Skaylink GmbH.