Digitale Transformation – exakt und auf den Punkt für Swiss Life
Für Swiss Life Deutschland migrierte Skaylink in Rekordzeit 6.000 Beraterinnen und Berater auf eine zentrale Kommunikationsplattform
Geht es um unsere Finanzen oder um unsere Absicherung für herausfordernde Lebenslagen, sind wir besonders sensibel. Wir wollen jemanden an unserer Seite, dem wir vertrauen und der zuverlässig ist. Swiss Life Deutschland genießt hier einen exzellenten Ruf und erwartet von ihrer digitalen Infrastruktur, dass sie diesem Ruf ebenfalls gerecht wird. Ein hoher Anspruch, den es bei der Digitalisierung des Endkundenvertriebs einzulösen galt. Mit Skaylink als IT-Partner ist das Projekt gelungen – präzise umgesetzt und exakt in der Zeit, wie ein Schweizer Uhrwerk.
Über Swiss Life Deutschland
Swiss Life Deutschland ist eine führende Anbieterin von Finanz- und Vorsorgelösungen und gehört zur Swiss Life Gruppe mit Sitz in Zürich. Weltweit beschäftigt die Gruppe derzeit über 10.000 Mitarbeitende. Auf dem deutschen Markt ist Swiss Life mit mehreren Marken präsent und bietet Privatpersonen und Unternehmen individuell zugeschnittene Lösungen rund um die Themen Versicherung, Vorsorge und Vermögen an – für ein finanziell selbstbestimmtes Leben.
Unter der Marke Swiss Life stehen den Kundinnen und Kunden seit 1866 erstklassige Versicherungslösungen zur Verfügung. Der Hauptsitz der Versicherung befindet sich in Garching bei München.
Zusätzlich ist Swiss Life mit den Marken Swiss Life Select, tecis, HORBACH und ProVentus auf dem deutschen Markt mit rund 6.000 Beraterinnen und Beratern aktiv, die für ganzheitliche Finanzberatung nach dem Best-Select-Prinzip stehen. Hauptsitz für die Finanzberatungsunternehmen ist Hannover.
“Unsere Erfahrungen waren so überzeugend, dass wir die Zusammenarbeit mit Skaylink fortsetzen werden.”
Projektstart mit Skaylink
Für die Zusammenarbeit mit Skaylink entschied sich Swiss Life Deutschland aus mehreren Gründen. Ausschlaggebend waren vor allem die fundierte Markteinschätzung, der realistische Projektansatz sowie die nachgewiesene Expertise im Bereich Digitalisierung. „Die gute Markteinschätzung und der pragmatische Ansatz haben uns überzeugt“, erklärt Fabian Freyer, Projektverantwortlicher Microsoft 365 bei Swiss Life Deutschland. Zudem bestand bereits Vertrauen aus einem vorherigen gemeinsamen Projekt zur Cloud-Infrastruktur. Im Sommer 2023 starteten beide Partner gemeinsam in das anspruchsvolle Vorhaben.
Das Projekt auf einen Blick
Swiss Life Deutschland
Herausforderung:
Die Digitalisierung der Endkundenvertriebe erforderte die technologische Anbindung von rund 6.000 Nutzerkonten.
Lösung durch Skaylink:
Eine präzise, detaillierte Konzeptplanung in enger Abstimmung mit dem Kunden und ein Proof of Concept (PoC) ermöglichten eine hohe Schlagzahl bei der geräuschlosen Migration der Nutzer.
Eingesetzte Lösungen:
Microsoft 365; Office 365 (E1) mit Teams, OneDrive, Web Outlook, Exchange und SharePoint; Security-Infrastruktur mit Defender Suite (Cloud Security App, Endpoint-Absicherung, Conditional Access, MFA)
Zielbild: Eine zentrale, integrierte Arbeitsumgebung
Der Vertrieb von Swiss Life Deutschland basiert auf 6.000 selbstständigen Beraterinnen und Beratern, die bislang mit unterschiedlichen, teils isolierten IT-Lösungen arbeiteten. Ziel des Projekts war es, diese Insellösungen abzulösen und alle Beraterinnen und Berater in einem einheitlichen digitalen Arbeitsplatz zusammenzuführen.
Hierfür sollte Microsoft 365 zentral über den Swiss Life-Tenant bereitgestellt und verwaltet werden. Künftig sollten Videokonferenzen standardisiert über Microsoft Teams erfolgen und die bestehenden Vertriebskalender nahtlos in Outlook integriert werden. Dadurch sollte die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Service-Zentrale zeitlich besser verzahnt und transparenter gestaltet werden.
Mit den Kollaborations- und Produktivitätslösungen aus dem Microsoft 365-Ökosystem wollte Swiss Life Deutschland bestehende Systembrüche abbauen und die Zusammenarbeit nachhaltig verbessern. „Unser Ziel war es, bei unseren Beraterinnen und Beratern eine höhere Akzeptanz für die Prozesse zu schaffen – und damit die Effizienz insgesamt zu steigern“, erläutert Fabian Freyer.
Das Ergebnisziel war eine moderne, sichere und Compliance-konforme Kollaborationsplattform, die den Anforderungen eines dezentralen Vertriebs gerecht wird und gleichzeitig zentrale Steuerung ermöglicht.
Pro Woche hunderte von Arbeitsumgebungen transferiert
Was sich zunächst einfach anhört, war in der Umsetzung alles andere als leicht: Es sollte nur einen einzigen Tenant geben, ohne dass sich die einzelnen Endkundenvertriebe vermischten. Für Swiss Life Deutschland als Expertin für Finanzanlagen und Versicherungen gelten strenge Regulatorien, etwa DORA (Digital Operational Resilience Act), die zwingend eingehalten werden müssen. Außerdem brachten die unterschiedlichen Endgeräte, die bei den Beraterinnen und Beratern im Einsatz sind, eine Menge an technischen Anforderungen mit sich.
All dies in Verbindung mit der Menge der anzubindenden Nutzer und der zeitlichen Zielsetzung von rund 8 Monaten machte das Projekt einzigartig. Skaylink und Swiss Life Deutschland mussten wöchentlich mehrere hundert Nutzerkonten mit ihrer gesamten digitalen Arbeitsumgebung umstellen und vereinheitlichen, um im Zeitplan zu bleiben. Damit dies gelingen konnte, brauchte es einen exakt durchdachten Plan und ein gut aufeinander eingespieltes Team.
Sensible Daten schützen & effizient arbeiten – Skaylink macht es möglich
Große Digitalisierungsprojekte sind die Stärke des Modern Work Team bei Skaylink. Die Profis erstellten für Swiss Life Deutschland zuerst ein fundiertes Konzept. Darin wurden die technischen Implementierungsschritte so vorbereitet, dass sie sich später in schneller Folge und großer Zahl umsetzen ließen. Ein großes Projektteam aus Mitarbeitenden von Swiss Life Deutschland und zirka 15 Skaylink-Experten setzte sich dafür in einem hybriden Projekt-Setup zusammen. Dabei traf sich das Team regelmäßig online, aber auch immer wieder persönlich. Für das optimale Ergebnis wurden Elemente des klassischen und agilen Projektmanagements miteinander verbunden. Das Team schnürte und priorisierte Arbeitspakete, die dann nach und nach in die Umsetzung gingen.
„Die Zusammenarbeit mit Skaylink war sehr konstruktiv: Alle Gespräche waren immer auf Augenhöhe und freundschaftlich“, beschreibt Fabian Freyer seine Eindrücke.
Ein wichtiges Arbeitspaket war etwa die Absicherung der Versicherung. Der Kern hier war die Klassifizierung der vorhandenen und neu hinzukommenden Daten. Bei allen Schritten und in allen einzelnen Bereichen spielte die Einhaltung von Vorgaben durch BaFin und DORA eine zentrale Rolle. Eine ständige Governance-Begleitung gehörte deshalb ebenfalls zu den Arbeitspaketen.
Immer mitgedacht wurden auch die Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer. Sie sollten die neue digitale Umgebung als einfach zu bedienen und sicher erleben, damit sie sie auch aktiv nutzen. In Teams wurde deshalb für Videoberatungen der Drittanbieter MiFID Recorder integriert. Dadurch entsprechen die Beratungen den Regularien der FinVermV. Auch der BYOD-Ansatz und die sichere Anbindung an das zentrale Netzwerk spielten für die selbstständigen Beraterinnen und Berater eine große Rolle.
Viele Zugriffspunkte, unterschiedliche Devices und eine große Dichte an sensiblen Daten erforderten entsprechend strikte Sicherheitsmaßnahmen. Diese sollten aber die Prozesse auch nicht blockieren. Als zertifizierter Experte für IT Security und Cloud-Infrastruktur verstand sich Skaylink darauf, diese Herausforderung zur Zufriedenheit aller Beteiligten zu lösen: Ein umfassendes Security Tenant Assessment ermittelte den Ist-Zustand der IT-Security-Maßnahmen – und zeigte an, wo das Projektteam aktiv werden musste, um die neue Umgebung optimal zu schützen.
Anhand des Assessments entschied man sich dafür, die Microsoft 365 Defender Suite einzuführen. Mit Lösungen wie der Endpoint-Absicherung und der Cloud App Security entstand so ein sicherer digitaler Arbeitsplatz auf dem neuesten Stand der Technologie. Conditional Access sorgt dafür, dass die festgelegten Regeln innerhalb des Netzwerks von allen Nutzern eingehalten werden.
Bei so vielen Nutzern an verschiedenen Arbeitsorten ist eine klare Identifizierung der Schlüssel zur Sicherheit. Deshalb arbeitete das Team eine passende Multi-Faktor-Authentifizierungsstrategie (MFA) aus. Die Sicherheit der Nutzerkonten erhöhte sich nochmals deutlich.
Über ein Proof of Concept (PoC) wurde vom Projektteam zunächst demonstriert, dass die angestrebte Lösung machbar und effizient war. Erst danach begann man mit der schrittweisen Migration im großen Umfang. So konnte das Projekt auch bei hohem Tempo sicher und kontrolliert in die Realität umgesetzt werden.
Die beste technische Umsetzung bringt aber nichts, wenn diejenigen, die die neuen Lösungen nutzen sollen, nicht mit im Boot sind. Aktives Change Management gehört deshalb fest zu allen Modern-Work-Projekten. Swiss Life Deutschland stellte selbst Trainer bereit, um die Beraterinnen und Berater vor Ort oder online im Umgang mit der neuen Umgebung zu schulen. Sie unterstützten die Nutzer bei der Einrichtung der neuen Technologien und zeigten, wie sie damit zielorientiert arbeiten können
Echte Maßarbeit bei Technologie und Zeitplanung
Wie die Technologie war auch die Zeitplanung von Skaylink echte Maßarbeit: Der Hauptteil des Projekts war wie anvisiert Ende 2024 abgeschlossen. Den 6.000 selbstständigen Beraterinnen und Beratern der Swiss Life Deutschland steht nun eine moderne, zentrale Kollaborationsplattform zur Verfügung. Sie können in einer zentralen digitalen Umgebung effizient zusammenarbeiten. Die Insellösungen wurden durch moderne, nahtlos ineinandergreifende Microsoft 365-Lösungen ersetzt. Bis Ende März 2025 wurden alle Beraterinnen und Berater vollständig auf die neue Umgebung umgestellt.
Aktuell treibt Swiss Life Deutschland mit Hilfe von Skaylink weitere Innovationen voran: Über Power Platform sollen bald mehr Prozesse automatisiert werden. Künstliche Intelligenz soll die Beraterinnen und Berater in Zukunft bei typischen Fragestellungen und Aufgaben unterstützen. „Unsere Erfahrungen waren so überzeugend, dass wir die Zusammenarbeit mit Skaylink fortsetzen werden“, so Fabian Freyer bei Swiss Life Deutschland.