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Vertrauliche Meetings & transparente Signatur-Historie
Drei größere Rollouts für Microsoft 365 im September und Oktober versprechen mehr Transparenz, besseren Schutz und spürbare Entlastung im Admin-Alltag: Sie sind ein weiterer guter Grund von Windows 10 auf Windows 11 zu wechseln. Darum lohnt sich ein genauerer Blick:
- Mehr Compliance in SharePoint durch eSignature Smart Tagging
- Mehr Vertraulichkeit in Teams-Meetings durch Prevent Screen Capture
- Einfacheres SMTP-Onboarding mit App-RBAC in Microsoft 365
Die wichtigsten Details und wie Sie die Neuerungen aktiv nutzen, haben wir Ihnen hier zusammengefasst:
Ein Plus an Transparenz und Compliance: eSignature Smart Tagging in SharePoint
Dokumente, die in Tenants mit eSignature elektronisch signiert wurden, werden beim Upload in SharePoint automatisch als „Signed“ erkannt und getaggt – rückwirkend werden bestehende e-signierte Dateien ebenfalls entsprechend markiert. Zusätzlich gibt es zwei optionale Spalten in Dokumentbibliotheken:
- Electronically Signed – zeigt an, ob ein Dokument e-signiert wurde
- Signature Provider – nennt den verwendeten eSignature-Dienst
Für welche Tenants?
Das Feature gilt für Microsoft-365-Tenants, in denen eSignature eingerichtet und aktiviert ist – es ist nicht an einen bestimmten M365-Plan wie E3 oder E5 gebunden. Stattdessen wird eSignature transaktionsbasiert („pay-as-you-go“) über eine verknüpfte Azure-Subscription abgerechnet. Voraussetzung ist die Aktivierung im Admin Center.
Tipp: Bis Dezember 2025 können Tenants mit pay-as-you-go bis zu fünf Anfragen kostenfrei testen.
Rollout: September
Vertrauliches bleibt vertraulich: Prevent Screen Capture in Teams-Meetings
Die neue Funktion Prevent Screen Capture in Teams Premium blockiert ab sofort unautorisierte Screenshots und Bildschirmaufnahmen während Teams-Meetings, um sensible Informationen effektiv zu schützen:
- Unterstützte Plattformen (Desktop & Mobile): Beim Versuch, einen Screenshot oder eine Aufnahme zu machen, wird der Meeting-Bildschirm schwarz geschaltet.
- Nicht unterstützte Plattformen (z. B. Web-Client): Teilnehmende landen automatisch im Audio-Only-Modus. So bleiben visuelle Inhalte sicher verborgen.
So nutzen Sie es:
Prevent Screen Capture ist standardmäßig deaktiviert. Meeting-Organisatoren müssen die Funktion pro Meeting manuell aktivieren:
- Meeting erstellen
- Unter „Meeting Options“ → Advanced Protection
- Prevent Screen Capture-Toggle einsetzen (ON)
Admins können diese Einstellung auch zentral über das Teams Admin Center konfigurieren – beispielsweise über Meeting-Policies, um sie für bestimmte Nutzergruppen oder Abteilungen verbindlich zu machen.
Prevent Screen Capture steigert die Vertraulichkeit in Teams-Meetings, gerade in hochsensiblen Besprechungen.
Rollout: September
Spürbare Erleichterung beim SMTP-Onboarding mit App-RBAC in M365
Bei vielen Anwendungen oder Diensten (z. B. Scanner, CRM-Systeme, Tickettools) werden E-Mails über Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) versendet. Bislang mussten Admins diesen Apps die Berechtigung pro Mailbox einzeln zuweisen, z. B. per PowerShell. Das war fehleranfällig und bei vielen Postfächern sehr aufwändig.
Mit dem neuen App Role-Based Access Control (RBAC)-Ansatz in Microsoft 365 wird das Onboarding nun deutlich einfacher und moderner: Eine SMTP.SendAsApp-Rolle kann direkt einer registrierten Anwendung (App) zugewiesen werden. Admins können dadurch nun Berechtigungen gruppenbasiert oder für bestimmte Scopes (z. B. bestimmte Postfächer oder Bereiche) vergeben. Das bedeutet: Eine App muss nicht mehr pro Mailbox konfiguriert werden, sondern erhält zentralisierte Rechte.
Die Vorteile:
- Skalierbarkeit: Auch große Umgebungen mit vielen Postfächern lassen sich effizient verwalten.
- Sicherheit: Die Zuweisung läuft über OAuth mit moderner Authentifizierung, nicht mehr über Legacy-Auth oder unsichere Workarounds.
- Transparenz: Rollen und Zugriffe sind in Azure AD (Entra ID) klar dokumentiert und nachvollziehbar.
- Flexibilität: Organisationen können granular festlegen, welche App für welche Postfächer E-Mails versenden darf.
Dieses Update bringt ein Stück „Modern Auth“ in den SMTP-Bereich. Gerade für Umgebungen mit vielen technischen Anwendungen, die Mails verschicken, ist das eine spürbare Entlastung.
Rollout: Oktober
Die drei Rollouts zeigen, auf welche Themen Microsoft bei M365 setzt: Compliance, Sicherheit und Entlastung der Admins durch Skalierbarkeit. Unsere Empfehlung: Prüfen Sie zeitnah Ihre Konfigurationen, Lizenzen und Admin-Policies, um die neuen Funktionen effektiv einzusetzen – und die Vorteile für Ihre Organisation direkt mitzunehmen. Unsere Expert*innen unterstützen und beraten Sie gern dabei!
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