AWS QuickCheck für Anbieter von Personalverwaltungs- software
Der Auftrag
Eine komplexe AWS-Umgebung, die über die vergangenen Jahre aufgebaut wurde, sollte aus verschiedenen Gründen einem Review unterzogen werden:
- Die Verantwortlichkeiten für die Umgebung wurden mehrfach umverteilt und verändert.
- Die Potenziale der Cloud wurden noch nicht in allen Bereichen optimal ausgeschöpft.
- Die Abteilung IT-Security und Compliance hielt eine Skalierung für schwer möglich und kaum umsetzbar.
- Trotz einer an sich einwandfreien AWS-Umgebung konnten Fragestellungen der Regulatorik nicht zufriedenstellend beantwortet werden.
Das Unternehmen
Der Kunde ist ein europaweit agierender Software-Anbieter für Personalverwaltungssoftware sowie andere digitale Produkte und Lösungen im Bildungs- und Verwaltungsbereich. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 2000 Mitarbeitende.
Die Herausforderung
Ein AWS QuickCheck verdeutlichte die tatsächlichen Probleme in den Bereichen Technik, Prozesse und Dokumentation. Für die zeitnahe Verwirklichung einer Enterprise-konformen AWS-Umgebung wurden aus der Risikoeinschätzung Empfehlungen abgeleitet. Eine besondere Aufgabe war, die empfohlenen Aktivitäten sinnvoll zu priorisieren.
Eine weitere Herausforderung bestand darin, in kurzer Zeit die zahlreichen Stakeholder*innen, die sowohl in Deutschland als auch im europäischen Ausland saßen, nutzbringend in das Projekt einzubinden.
Unser Lösungsvorschlag
Die im Vorfeld ermittelten Stakeholder*innen wurden interviewt und in die Bewertung eingebunden. Zur Vorbereitung auf die Interviews sichtete ein erfahrener Cloud-Berater Dokumentationen, Verfahren und Verantwortungen mitsamt Prozessen. Im Anschluss wurde die bestehende AWS-Umgebung geprüft und auf bestimmte grundlegende Best Practices hin untersucht. Die unterschiedlichen Stakeholder*innen sollten in ihren Fachgebieten Erkenntnisse und Antworten liefern. Auf Basis der Interviews konnte der Senior Cloud Consultant entsprechende Handlungsempfehlungen ableiten. Im Anschluss wurden Aktivitäten und Priorisierungen herausgearbeitet, pro Dimension bewertet und miteinander verbunden. So entstand eine stimmige, priorisierte Aufgabenplanung.
AWS als Teil der Lösung
Durch die AWS Best Practices konnten viele grundlegende Problemfelder identifiziert und adressiert werden.
Anhand der sehr guten Dokumentationsbasis der AWS wurden schnell die passenden Referenzen gefunden. So konnten passenden Aktivitäten umgehend herausgearbeitet werden.
Erzielte Erfolge des Projekts
Die eindeutigen Problemfelder wurden aufgedeckt und dokumentiert. Aber auch weniger offensichtliche Problemfelder konnten gemeinsam identifiziert und in die Empfehlungen eingearbeitet werden. Zwischen den technischen und regulatorischen Rollen fand eine Kooperation statt und die Beseitigung der kritischen Punkte wurde gemeinsam beschlossen und angegangen.
Zwei Roadmaps entstanden: eine für kurzfristige Planung mit dem Fokus Technik, Prozesse, Verantwortung und Dokumentation sowie eine für mittelfristige Ziele als Grundlage für operative Vorhaben.
Lessons Learned
Ein gemeinsames Ziel oder ein „gemeinsamer Feind“ fördern die Zusammenarbeit von sehr unterschiedlichen Fachbereichen.
Es bedarf erfahrener Interviewpartner*innen und Berater*innen, um die relevanten, oftmals nicht eindeutigen Problemfelder zu identifizieren.
„In diesem sehr kurzfristigen Projekt mit einer hohen Erwartungshaltung wurden sowohl die objektiven Ergebnisse aus dem AWS Quick Check als auch die subjektiven Eindrücke und Bewertungen der Mitarbeitenden in das Review aufgenommen.
Dabei half ein respektvoller Umgang mit allen Stakeholder*innen und Beachtung ihrer jeweiligen Perspektiven und Hürden. Denn auch hier gilt: Mitarbeitende wissen sehr gut, was schief läuft – sie benötigen jedoch Unterstützung, um es zu formulieren und angemessen zu präsentieren, so dass es allen Seiten hilft.“
Principal Consultant
ADRIAN WNEK
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