Cloudbasiertes CRM-System für Dr. Klein
Dr. Klein beschleunigt sein Geschäft dank Microsoft Power Platform und neuester Azure-Cloud-Technologie
Seit mehr als 65 Jahren gehört Dr. Klein zu den bevorzugten Finanzpartnern auf dem deutschen Markt. Dr. Klein bietet spezialisierte Beratung und maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Baufinanzierung, Immobiliendarlehen, individuelle Versicherungen, Hypothekenberechnungen und Kapitalanlagen.
Die Herausforderung
Dr. Klein verzeichnete in den letzten 2–3 Jahren eine rasche Entwicklung und das Geschäft hat kräftig zugelegt. Mit zunehmendem Wachstum wurde es für die Berater*innen immer schwieriger, die zahlreichen Anfragen und Kalkulationen zu bewältigen. Viele Prozesse wurden manuell durchgeführt und waren somit sehr zeitintensiv. Das CRM-System, mit dem Dr. Klein seine Kund*innen und Projekte bisher im Blick behielt, hatte sein Ablaufdatum erreicht. Eine neue zukunftssichere Lösung mit höherer Skalierbarkeit musste her.
Die Lösung
Dr. Klein fragte bei cVation und Skaylink an, gemeinsam eine neue Plattform zu entwickeln. Es wurde vereinbart, bereits nach 6 Monaten ein neues System in Betrieb zu nehmen und das alte abzuschalten. Schnelles Handeln war also angesagt! Microsoft Power Apps wurde als Tool gewählt.
Power Apps ist eine codearme Plattform („Low-Code Platform“), die alle – dank der Integration von Microsoft Dynamics und Dataverse – unabhängig vom Know-how nutzen können. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Eine schnelle Entwicklung ist unter Einbeziehung von Fachwissen möglich. cVation setzte dabei auf Automatisierung als Teil der Geschäftslogik unter Verwendung von Function Apps und Service Bus in Microsoft Azure.
Die Plattform besteht aus einem CRM-Teil und einem Support-Portal für alle Berater*innen von Dr. Klein. Der Aufbau erfolgte nach dem Minimum-Viable-Product-Ansatz, so dass die erste Testversion der Plattform schon nach zwei Monaten live gehen konnte. Nach entsprechenden Tests und Anpassungen im Folgemonat wurde die gesamte Lösung eingeführt und in Betrieb genommen.
Insgesamt wurden nur 3 Monate benötigt, um sich von dem alten System komplett zu verabschieden und alle Daten auf die neue Plattform zu migrieren. Die neue Plattform ist vollständig skalierbar. Somit ist es möglich, sie kontinuierlich weiterzuentwickeln und Funktionen zu verbessern. Darüber hinaus tragen die intensive Zusammenarbeit mit Dr. Klein sowie das Feedback seiner Kund*innen und Mitarbeitenden dazu bei, einen großen Mehrwert zu schaffen.
Durch die neu eingesetzten Technologien ist es Dr. Klein möglich, noch agilere Geschäftsprozesse umzusetzen und neue Funktionen schneller einzuführen. Für Dr. Klein und sein Entwicklungsteam ist es jetzt dank der Power-App-Plattform einfach geworden, zu experimentieren und optimale Lösungen für Kund*innen zu finden.
Die Umsetzung
Ablauf
Die größte Ungewissheit, die dieses Projekt mit sich brachte, war eindeutig der sehr eng gesteckte Zeitrahmen von nur 6 Monaten. Ein Projekt dieser Größenordnung erfordert eine Vielzahl an Kontaktstellen mit Dr. Klein, und zwar in Bezug auf Technologie, Training, Kompetenzaufbau, Kundenkontakte und Datenverarbeitung. Folglich gingen mit dem Projekt auch einige Risiken einher: Sind die Mitarbeitenden den Änderungen gegenüber aufgeschlossen? Oder haben sie durch die verbesserten Arbeitsabläufe das Gefühl, dass ihre täglichen Routinearbeiten überanalysiert und völlig auf den Kopf gestellt wurden? All diese Bedenken erwiesen sich aber als unbegründet und es war sehr schön und spannend zu verfolgen, wie sich sowohl die Menschen als auch die Plattform in rasanter Geschwindigkeit weiterentwickelten.
Zusammenarbeit
Dr. Klein war sehr angetan von der Zusammenarbeit mit Skaylink und cVation. Alle drei haben sich perfekt ergänzt. Und obwohl die Teams in Dänemark und verschiedenen Orten innerhalb Deutschlands verteilt waren, herrschte vom ersten Tag an eine wirklich starke Einheit und ein einzigartiger Sinn für Humor und Kultur. Es hat allen Spaß gemacht, jeden Tag erneut an die Arbeit zu gehen – daran konnte auch der Druck der knappen Deadline nichts ändern.
Das Ergebnis
Für Dr. Klein war es äußerst wichtig sicherzustellen, dass die Kundenbedürfnisse nach neuen Funktionen erfüllt werden und die Qualität der Dienstleistungen unvermindert hoch bleibt, auch wenn die Prozesse nicht mehr manuell ablaufen. Glücklicherweise findet die Plattform bei den Kund*innen großen Anklang und das Feedback auf die kürzeren Antwortzeiten ist rundum positiv. Neben den positiven Kundenreaktionen wurden auch intern bei Dr. Klein zahlreiche Vorteile erkannt.
So hat sich zum Beispiel das Arbeitsklima verbessert. Die Mitarbeitenden fühlen, dass sie mit Hilfe der neuen Funktionen und Optionen der Plattform mehr leisten und den Kund*innen einen erheblich größeren Mehrwert verschaffen können. Aufgrund von Training und Weiterbildung erlebten die Mitarbeitenden ein persönliches und berufliches Wachstum – jeder für sich selbst und im Team. Die Arbeitszufriedenheit bei Dr. Klein ist höher als je zuvor und die Menschen sind stolz darauf, jetzt anders als zuvor für Dr. Klein zu arbeiten.
Nach wie vor liegt der Fokus auf den Bedürfnissen der Kund*innen und der Entwicklung von Dienstleistungen und Funktionen, die nicht nur die Qualität der Produkte erhöhen, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern, wenn sie sich für Dr. Klein entscheiden.
Viel Zeit und Energie flossen in die Detailbearbeitung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Features, die den Kund*innen die Interaktion mit dem System und die Zusammenarbeit mit Dr. Klein erleichtern.
Die Entstehung eines cloudbasierten CRM-Systems für Dr. Klein
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Fakten & Zahlen
Nur 3
Monate
Umsetzungszeit für das vollständig getestete und funktionsfähige CRM-System
Ca. 770
Nutzer*innen
für das neue moderne System
200 %
Zufriedenheit
mit dem Ergebnis bei Kund*innen
„Wir hatten keine Probleme bei der Implementierung der neuen Lösung, keine Ausfälle von Diensten und keine negativen Auswirkungen auf die Kund*innen. Wir sind zu 200 % zufrieden mit dem Ergebnis und der Arbeit von cVation und Skaylink.“
Transformation Lead, Dr. Klein
Oliver Ohsenbrügge
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