Skaylink und Microsoft

GUMS

Guest User Management Service (GUMS)

für Azure AD und Office 365

Identifizieren und kontrollieren Sie Gastnutzer in Ihren Systemen mit GUMS

Die Zusammenarbeit mit externen Partnern gehört in Unternehmen zum Alltag. Oftmals ist jedoch nicht bekannt, dass die eingeladenen Gastnutzer nicht automatisch wieder gelöscht werden. Auf Dauer schwindet dadurch die Transparenz, warum und worauf der Gastnutzer Zugriff hat und ob der Zugriff noch berechtigt ist.

Um das Risiko unberechtigter Gastnutzerzugriffe zu minimieren, haben wir unseren Guest User Management Service (GUMS) entwickelt. Hiermit erlangen Sie schnell und einfach die Kontrolle über Ihre Gastnutzer zurück und behalten diese auch in der Zukunft.

Wie viele Gastnutzer gibt es in Ihren Systemen? So finden Sie es heraus.

Mit unserem kostenlosen PowerShell-Script können Sie eine Analyse durchführen.
Gerne stellt Ihnen unsere Produktmanagerin Almut Müller
(E-Mail / Teams: almut.mueller@skaylink.com) das Script zur Verfügung.

GUMS-weiss

Warum sollten Sie ein Gastnutzer-Management einführen?

Ist ein Gastnutzer einmal angelegt, erhält er auf unbestimmte Zeit Zugriff auf die für ihn freigegebenen Bereiche. Er wird NICHT automatisch wieder entfernt.

Wenn Ihre Mitarbeiter oder Ihre IT-Abteilung nicht daran denken, dem Gastnutzer die Rechte wieder zu entziehen, bleibt der Zugriff bestehen. So nimmt die Anzahl der Gastnutzer im Laufe der Zeit immer weiter zu. Dieser Effekt wird durch Personalwechsel verstärkt. Im schlimmsten Fall fühlt sich gar kein Mitarbeiter mehr für den Gastnutzer verantwortlich oder niemand weiß mehr, dass es ihn gibt.

Zudem unterschätzen viele Unternehmen die Anzahl der Gastnutzer in Ihrem Azure AD Tenant, weil ihnen nicht bekannt ist, auf welchen Wegen Gastnutzer erzeugt werden. Neben der Einladung in ein Microsoft Team entsteht ein Gastkonto auch, wenn eine Datei- oder Ordnerfreigabe zu OneDrive oder SharePoint erteilt wird. Oder es erfolgt eine direkte Einladung ins Azure Active Directory.

Gastnutzer-Kontrolle

Funktionen:

  • Verwaltung der Gastnutzer:
    Der Einladende verantwortet Verwaltung seines Gastes
  • Einladung von Gastnutzern mit Freigabeprozess
  • Deaktivieren/Reaktivieren
    von Gastnutzern
  • Übersicht der beigetretenen Teams
  • Auflistung der Berechtigungen
  • Anzeigen der Berechtigungshistorie
  • Regelmäßige Überprüfung der Gastnutzer

Teams-Kontrolle

Funktionen:

  • Teams-Beantragung mit Genehmigungsworkflow
  • Klonen von Files, Folders, Tabs, Apps und Channels
  • Beschränkung auf Teams-Templates
  • Teams-Archivierung
  • Zeitliche Beschränkung von Teams

Ihre Vorteile

  • Transparenz und Übersicht über die bestehenden Gastnutzer
  • Klarheit über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
  • Compliance- und Datenschutzanforderungen erfüllen
  • Besserer Schutz von Firmenwissen
  • Entlastung Ihrer IT-Abteilung vom Gastnutzer-Management
  • Volle Kontrolle über Ihre Daten – GUMS wird in Ihrem Tenant deployed

Erfolge unserer Kunden

  • Rückgang der Gastkonten von 12.800 auf 5.200 bei einem unserer Kunden mit 50.000 Mitarbeitern
  • Private E-Mail-Konten werden deutlich seltener als Gast eingeladen
  • Bestätigt weniger Datenschutzverstöße, die oft unbeabsichtigt bzw. mangels Sensibilisierung in der Vergangenheit stattgefunden haben

Starten wir gemeinsam in die Zukunft.