Wie schülke Microsoft 365 Copilot erfolgreich im Unternehmen etablierte
Mit einem strukturierten Pilotprojekt und einem klaren Change-Management hat schülke Microsoft 365 Copilot erfolgreich eingeführt und die Grundlage für den unternehmensweiten Einsatz von KI geschaffen.
Die Schülke & Mayr GmbH beschäftigt sich kontinuierlich mit der Frage, wie neue Technologien einen konkreten Mehrwert für das Unternehmen schaffen können. Vor diesem Hintergrund entstand die Idee, Künstliche Intelligenz stärker in interne Prozesse zu integrieren. Gemeinsam mit Skaylink entwickelte schülke einen strukturierten Ansatz, um den Einsatz von Microsoft 365 Copilot zunächst zu testen und anschließend schrittweise im Unternehmen auszurollen.
schülke ist Spezialist für Hygiene, Infektionsprävention und Desinfektionslösungen. Das Unternehmen entwickelt und produziert Produkte für den Gesundheitssektor, die Industrie sowie den Consumer-Bereich und unterstützt Kund*innen weltweit bei der Vermeidung von Infektionen. Zum Portfolio gehören unter anderem Desinfektionsmittel, Antiseptika, medizinische Hautpflegeprodukte sowie Lösungen für Patientensicherheit und Hygiene-Management. Das 1889 gegründete Unternehmen ist heute in mehr als 100 Ländern aktiv.
Im Rahmen der Evaluierung neuer Technologien beschäftigte sich Markus Förster, Head of IT Infrastructure & IT Operations, frühzeitig mit den Möglichkeiten von Microsoft Copilot und Azure AI. Gleichzeitig untersuchte Carola Conrads, Senior Manager Digital Products, wie sich KI sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt. Gemeinsam entstand die Entscheidung, Microsoft Copilot zunächst in einer Pilotphase mit einer kleinen Anwendergruppe zu testen.
Strukturierter Pilot als Grundlage für den Rollout
Vor einer unternehmensweiten Einführung stand zunächst die Frage im Mittelpunkt, in welchen Bereichen KI einen messbaren Mehrwert schaffen kann. Gemeinsam mit den Expertinnen und Experten von Skaylink definierte schülke konkrete Anwendungsfälle und entwickelte ein Trainingskonzept für zunächst 30 Mitarbeitende am Hauptsitz.
Im Verlauf der Pilotphase wurden die Ergebnisse regelmäßig ausgewertet und mit dem Management besprochen. Dabei zeigte sich insbesondere Potenzial bei Anwendungsfällen, in denen große Datenmengen verarbeitet oder Informationen strukturiert ausgewertet werden müssen.
Parallel evaluierte schülke verschiedene KI-Lösungen. Die Entscheidung fiel auf Microsoft Copilot, insbesondere aufgrund der nahtlosen Integration in Microsoft 365 sowie der Anforderungen an Sicherheit und Compliance. Gleichzeitig wurde Copilot als unternehmensweiter Standard etabliert und ersetzte zuvor genutzte KI-Werkzeuge.
Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase begann im März 2026 der internationale Rollout mit zunächst 400 Lizenzen. „Das ist bei 1.300 Usern im Unternehmen eine sehr starke KI-Quote,“ sagt Markus Förster, Head of IT Infrastructure & IT Operations.
Die ursprüngliche Pilotgruppe wurde anschließend zu einer internationalen Champions Community ausgebaut. Heute umfasst sie 62 Mitarbeitende aus verschiedenen Ländern und Unternehmensbereichen, die durch Skaylink begleitet werden und ihr Wissen innerhalb ihrer Teams weitergeben.
Das Interesse an der Einführung war groß: Rund 600 Mitarbeitende bewarben sich auf die ersten Copilot-Lizenzen. Für die Vergabe weiterer Lizenzen etablierte schülke deshalb einen strukturierten Prozess, bei dem unter anderem die tatsächliche Nutzung berücksichtigt wird. Ergänzend stehen allen Lizenzinhabenden Self-Service-Schulungen zur Verfügung, deren Abschluss durch die IT nachvollzogen werden kann.
Change Management als Erfolgsfaktor
Neben der technischen Einführung spielte das Change Management eine zentrale Rolle für den Projekterfolg. Eine transparente Kommunikation, ein realistisches Erwartungsmanagement sowie die kontinuierliche Begleitung der Anwenderinnen und Anwender trugen dazu bei, die Einführung nachhaltig zu unterstützen.
„Das klare Erwartungsmanagement hat geholfen, erwartbare Frustration, etwa durch gelegentliche Abweichungen im Antwortverhalten, gut abzufangen.“
Ein weiterer wichtiger Baustein war der kontinuierliche Wissensaustausch innerhalb der Champions Community sowie mit den Expertinnen und Experten von Skaylink. Best Practices wurden regelmäßig geteilt und die Champions schrittweise in die Lage versetzt, andere Mitarbeitende eigenständig zu unterstützen.
Auch der Betriebsrat wurde frühzeitig in das Projekt eingebunden. Fragen konnten gemeinsam mit schülke und Skaylink transparent beantwortet werden, wodurch Akzeptanz und Vertrauen geschaffen wurden.
Zusätzlich steht Copilot Chat allen Mitarbeitenden unabhängig von einer Copilot-Lizenz zur Verfügung. Dadurch erhalten alle Beschäftigten die Möglichkeit, erste Erfahrungen mit KI-Anwendungen zu sammeln.
Nach Angaben von schülke wird insbesondere die IT spürbar entlastet. Gleichzeitig entwickelt sich die Nutzung kontinuierlich weiter. Immer mehr Fachbereiche beschäftigen sich inzwischen mit eigenen KI-Agenten und weiteren Automatisierungsmöglichkeiten. Die Champions Community nutzt hierfür weiterhin den regelmäßigen Skaylink Up2Date Call, um sich über neue Funktionen und Best Practices auszutauschen.
„Die Hoffnung, dass wir mit Copilot mehr Produktivität entwickeln, ist wahr geworden.“
Das Projekt auf einen Blick
Kunde
Schülke & Mayr GmbH
Herausforderung
Den Mehrwert von KI im Unternehmen validieren, Shadow AI reduzieren und Microsoft 365 Copilot erfolgreich weltweit einführen.
Lösung:
Skaylink begleitete die Pilotphase, entwickelte gemeinsam mit schülke Use Cases, unterstützte den Rollout und etablierte eine Champions Community zur nachhaltigen Adoption.
Eingesetzte Lösungen:
Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat
Fazit
Wie schnell die Mitarbeitenden eigene Use Cases entwickeln würden, überraschte selbst schülke: „Bei uns fragen jetzt immer mehr Abteilungen nach selbstgebauten Agents“, sagt Förster. „Die User sind jetzt fit in KI – und wollen mehr! Der nächste Schritt ist also absehbar. Und Skaylink wird dabei sehr gern wieder unterstützen.“
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