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Microsoft Places ab April 2026: Neues Lizenzmodell. Weniger Kosten.
Senior Consultant
Was ist Microsoft Places?
Microsoft Places ist weit mehr als ein klassisches Raumbuchungssystem. Die Lösung verbindet Anwesenheitsplanung, Schreibtischbuchung, Raumreservierung und analytische Funktionen. Sie ist nativ in Outlook und Teams eingebunden. Das Ziel besteht darin, die hybride Zusammenarbeit besser zu koordinieren und Büroflächen effizienter zu nutzen. Auch Copilot stellt nützliche Features für Microsoft Places bereit. Insgesamt fügt sich all dies zu einem „AI-powered Workplace“ zusammen.
Der breite Einsatz von Microsoft Places war für viele Unternehmen bislang schwer zu rechtfertigen. Wichtige Places-Funktionen waren an Teams Premium-Lizenzen gebunden. Eine Investition, die sich bei ausschließlicher Nutzung von Microsoft Places – also ohne die weiteren Funktionen von Teams Premium – schlichtweg nicht gerechnet hat.
Zusätzlich zeigte sich in Unternehmen häufig ein weiteres Problem:
Ein Teil der Belegschaft mit Teams Premium-Lizenzen konnte Places Finder, Explorer und interaktive Karten nutzen, während der andere bei Outlook Room Finder und einem eingeschränkten Nutzererlebnis blieb. Genau das ändert sich jetzt grundlegend.
Was ändert sich konkret ab dem 1. April 2026?
Microsoft stellt ab dem 1. April 2026 zentrale Places-Endnutzerfunktionen für alle Lizenzen bereit, die Zugriff auf den Kalender in Outlook und Teams enthalten. Dazu zählen unter anderem Microsoft 365 E3 und E5, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 E1, E3 und E5 sowie dedizierte Exchange Online-Pläne.
Zu den verfügbaren Funktionen gehören dann auch Places Finder und Places Explorer, die administrativ freigeschaltet werden müssen. Ein Opt-in ist erforderlich.
Die erweiterte Arbeitsplatzsuche mit Bildern, Grundrissen, Karten sowie Ausstattungsmerkmalen wird für alle User nutzbar!
Gleichzeitig verschiebt Microsoft ausgewählte Premium-Funktionen von einem nutzerbasierten Lizenzmodell in ein objektbasiertes Lizenzmodell – die sogenannte Shared Space License. Betroffen sind insbesondere die Vorausbuchung individueller Schreibtische, Auto-Release für Räume und Desks sowie Berichte in Places Analytics. Diese Funktionen benötigen künftig keine zusätzliche Premium-Lizenz pro User mehr, sondern werden auf Ebene des jeweiligen Arbeitsplatzes oder Raums lizenziert.
Lizenzmodell im Wandel: von User zu Space
Bisher mussten Unternehmen erweiterte Places-Funktionen auf Nutzerbasis lizenzieren. Künftig wird ein wesentlicher Teil der Funktionen beim physischen Objekt aktiviert.
Microsoft benennt die bisherige Teams Shared Device License in Teams Shared Space License um. Künftig kann die Lizenz unter anderem für gemeinsam genutzte Bereiche, Räume und Geräte sowie für individuelle Desks verwendet werden. Eine Shared Space License erlaubt die Nutzung von 4 Places-Objekten für Premium-Funktionen. Das macht die Einführung von Desk Booking wirtschaftlich deutlich attraktiver, gerade in Szenarien mit Flex Desks, Shared Offices oder modernisierten Flächenkonzepten.
Was bleibt lizenzpflichtig?
Räume und Workspaces können weiterhin ohne zusätzliche Space-Lizenz gebucht werden. Auch Places Finder und Places Explorer stehen künftig ohne zusätzliche Premium-Lizenz zur Verfügung. Eine zusätzliche Space-Lizenz wird weiterhin benötigt, wenn Sie individuelle Desks im Voraus buchbar machen, Auto-Release für Räume und Desks nutzen oder Reports in Places Analytics aktiv verwenden wollen.
AI-gestützte Funktionen wie Copilot Room Booking bleiben zudem an eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz gekoppelt.
Gute Nachricht für Teams Premium-Kunden
Für Unternehmen mit bestehender Teams Premium-Nutzung ist die Übergangsregelung wichtig. Kunden mit aktiven Teams Premium-Lizenzen, die vor April 2026 erworben wurden, können bestimmte Places Premium-Funktionen bis zur nächsten Verlängerung weiter nutzen. Erst danach greifen die neuen Lizenzmechanismen vollständig.
Warum diese Änderung jetzt für Sie relevant sind
Aus Unternehmenssicht ist die Änderung äußerst positiv. Das alte Lizenzmodell war schlicht und einfach zu teuer, wenn Teams Premium in erster Linie wegen Places angeschafft wurde. Gleichzeitig entstand ein fragmentiertes Buchungserlebnis, wenn nur ein Teil der Mitarbeitenden auf Places und der Rest weiterhin auf Room Finder zugriff. Das neue Modell entschärft beide Punkte deutlich.
Microsoft Places wird für viele Unternehmen erstmals zu einer realistischen Standardoption für Desk Booking und moderne Raumkoordination im Microsoft-Ökosystem sowie in der hybriden Zusammenarbeit. Wenn Sie bereits konsequent auf Outlook, Teams, Exchange Online und Teams Rooms setzen, können Sie jetzt deutlich einfacher prüfen, ob sich ein nativer Microsoft-Ansatz gegenüber Drittanbietern rechnet.
Trotzdem wäre es zu kurz gedacht, die Änderung nur als Lizenzvorteil zu betrachten. Microsoft Places ist kein einfacher Feature-Schalter, sondern eine neue Plattform. Die meisten Places-Funktionen setzen eine sauber aufgebaute Hierarchie aus Gebäuden, Etagen, Räumen, Workspaces und Desks voraus. Gerne unterstützen wir Sie dabei und teilen mit Ihnen unsere Best Practices.
Was Sie jetzt vorbereiten sollten
Lizenzbestand und Renewal-Termine prüfen (Teams Premium)
Erfassen Sie jetzt transparent, welche Teams Premium-Lizenzen ggf. vorhanden sind, welche Nutzer*innen Places aktuell aktiv verwenden und wann Vertragsverlängerungen anstehen. Nur so lässt sich planen, wann der Wechsel in das neue Modell tatsächlich wirksam wird.
Desk-Typen sauber klassifizieren
Nicht jeder Arbeitsplatz ist gleich. Die Unterscheidung zwischen individuell buchbaren Desks, Desk Pools, zugewiesenen Desks und klassischen Besprechungsräumen ist wichtig. Denn genau daran hängen künftige Lizenzbedarfe.
Microsoft Places einführen
Wenn Sie Places Finder und Places Explorer ausrollen möchten, benötigen Sie ein sauber provisioniertes Places Directory, gepflegte Metadaten und eine konsistente Struktur für Gebäude, Etagen und Sektionen. Wir empfehlen, nach der Konfiguration aller Gebäude den deutlich moderneren Places Finder zu aktivieren, auch wenn Room Finder vorerst bestehen bleibt. Ein gezielter Rollout kann administrativ gesteuert werden.
Fazit
Die ab dem 1. April 2026 geltende Änderung ist ein echter Fortschritt. Microsoft Places wird deutlich attraktiver und besser verfügbar. Der Wechsel von einer nutzerbasierten Premium-Lizenz hin zu einem objektbasierten Lizenzmodell ist sowohl wirtschaftlich als auch inhaltlich absolut sinnvoll. Für viele Unternehmen wird Places zur ernsthaften Option für die hybride Zusammenarbeit.
Möchten Sie die Microsoft Places-Plattform kennenlernen? Gerne zeigen wir Ihnen mehr im Rahmen einer Demo und begleiten Sie bei Interesse bei der vollständigen Einführung des „AI-powered Workplace“ in Ihrem Unternehmen.
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