Nutzerzentrierung beim StWN-Konzern: So geht Modern Work!
Skaylink begleitete die Städtischen Werke Nürnberg (StWN) mit ihren Töchter N-ERGIE Aktiengesellschaft und VAG Verkehrs-Aktiengesellschaft auf dem Weg zu einer hochmodernen, bestens abgesicherten Arbeitsumgebung.
So kundenfreundlich und unkompliziert wie möglich? Vor dieser Herausforderung standen der Konzern Städtische Werke Nürnberg und dessen Töchter N-ERGIE und VAG. Gemeinsam mit Skaylink fand der Konzern einen ganz eigenen Weg: Statt von oben ein Muster vorzugeben, ging man von den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in unterschiedlichen Bereichen aus. Klare Strukturen statt Chaos – ermöglicht durch nutzerzentriertes Change-Management und einen gut durchdachten Sicherheitsrahmen.
Ganzheitlich planen und Anwender*innen aktiv beteiligen – der Start eines besonderen Projekts
Was die kommunale Daseinsvorsorge angeht, deckt der StWN-Konzern, große Teile Mittelfrankens sowie angrenzende Regierungsbezirke ab. Der Konzern beschäftigt rund 5.000 Personen. Zudem hat die N-ERGIE bundesweit über 70.000 Firmen und Stadtwerke als Kunden.
Neue Wege zu gehen und gemeinsam für die Kunden erfolgreich zu sein, diese Philosophie ist im StWN-Konzern tief verankert. Auch IT-Themen geht man in Nürnberg mit einer offenen Einstellung an: Um das Ziel einer modernen, digitalen Arbeitslandschaft für alle Beschäftigten zu erreichen, wurde ein Vorprojekt durchgeführt. Mitarbeitende aus allen Abteilungen wurden eingebunden und schilderten, wo die digitalen Hürden für ihre tägliche Arbeit liegen und welche konkreten Anforderungen bzw. Wünsche sie im Hinblick auf die neuen Lösungen haben. Der StWN-Konzern suchte zur Unterstützung des Projektes einen Strategiepartner, der die Microsoft 365-Reife im Unternehmen prüfen konnte. Bei der europaweiten Ausschreibung erwies sich Skaylink als der perfekte Match. Die Cloud-Expert*innen verstehen Modern Work grundsätzlich als Zusammenspiel aus klarer Sicherheitsstrategie und aktiver Einbindung der Mitarbeitenden.
Mehrdimensionale Aufgaben meistern – mit exakter Planung und ganzheitlichem Blick
Kein reines IT-Projekt, sondern ein Projekt des ganzen Unternehmens, getragen von den Mitarbeitenden – diese Vision verfolgte der StWN-Konzern und Skaylink ab Tag eins. Neben der IT waren der Personalbereich und der Betriebsrat von Anfang an involviert. Der StWN-Konzern legte die Projektleitung in die Hände von Verena Beck, IT-Consultant bei der N‑ERGIE, und Heike Rudtke, Projektmanagerin aus dem Personalbereich der N-ERGIE. Gemeinsam mit Skaylink wurde zeitversetzt an mehreren Stellschrauben gedreht, die im weiteren Projektverlauf ineinandergriffen und zum Erfolg führten:
- Analyse des Nutzens und der technischen Ertüchtigung: Für die Einführung von Microsoft 365-Lösungen wurde der Reifegrad der einzelnen Abteilungen ermittelt. Auf Basis der Daten aus dem Vorprojekt entwickelten Skaylink und der StWN-Konzern die optimalen Lösungen für die einzelnen Bereiche sowie einen Plan für deren bestmögliche Umsetzung. Die Entscheidung fiel auf einen breiten Rollout von Microsoft 365.
- Pionier-Programm: Der in der IT übliche Train-the-Trainer-Ansatz wurde auf den StWN-Konzern abgestimmt und auf eine ganz neue Stufe gehoben: 250 Beschäftigte meldeten sich freiwillig, um sich intensiv mit den Lösungen von Microsoft 365 auseinanderzusetzen und ihr Wissen anschließend in ihre Abteilungen zu tragen. Vorab erhielten sie umfassende Schulungen und exklusiven Zugang zu den neuen Technologien.
Ein wichtiger Schlüssel zum Gelingen dieses mehrdimensionalen Projekts war, dass das Skaylink-Expertenteam viel Zeit darin investierte, die spezifische Unternehmenskultur des StWN-Konzerns zu verstehen. So wurde die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit geschaffen. Für die technische Implementierung empfahl Skaylink einen schrittweisen, anwenderzentrierten Ansatz.
Im Oktober 2024 begann das eigentliche Ausrollen von Microsoft 365 mit der IT als erster Nutzergruppe. Anschließend wurden alle zwei Wochen 200 bis 400 weitere Anwender*innen umgestellt. Dieses Tempo ermöglichte eine sorgfältige Überwachung der Netzwerkinfrastruktur, ohne das Tagesgeschäft der IT-Abteilung einzuschränken.
Das Pionier-Programm bildete das Herzstück des Change-Prozesses. Es begann mit einer großen Auftaktveranstaltung im Planetarium – ein passender Ort, denn die Anwender*innen wurden von 250 Pionier*innen durch ein neues digitales Universum navigiert. Mit Hilfe des von Skaylink entwickelten Trainingscenters wurden Mitarbeitende mit kurzen, praxisnahen Videos zu den neuen Applikationen geschult bzw. während der Implementierungsphase unterstützt. Zudem wurden Online-Schulungen für die Pionier*innen sowie weitere Zielgruppen durchgeführt.
Die Pionier*innen sind dauerhaft Ansprechpersonen und Multiplikator*innen in ihrem Bereich. Sie bieten Sprechstunden an und unterstützen bei der Anwendung der neuen digitalen Werkzeuge. Somit entlasten sie den IT-Support und fördern die nachhaltige Verankerung der neuen Arbeitsweisen in der Unternehmenskultur.
Das Projekt auf einen Blick
Kunde:
StWN-Konzern
Herausforderung:
Der StWN-Konzern wollte Mitarbeitenden und externen Partnern moderne Werkzeuge zur Zusammenarbeit an die Hand geben. Die heterogene Struktur des Unternehmensverbunds erforderte einen individuell aussteuerbaren Prozess, um allen Bereichen gerecht zu werden.
Lösung durch Skaylink:
Skaylink fand gemeinsam mit dem StWN-Konzern eine stark nutzerzentrierte, mehrdimensionale Strategie: In Vorprojekten wurden der Reifegrad und die Bedürfnisse einzelner Bereiche hinsichtlich moderner Cloud-Lösungen ermittelt sowie ein Security-Rahmen festgelegt. In einem zweiten Schritt erfolgte die Implementierung der Lösungen. Skaylink und rund 250 freiwillige Pionier*innen aus den Fachbereichen schulten die Mitarbeitenden und wirkten dabei als Multiplikator*innen. Mithilfe des Change-Konzepts, das aus M365-Trainings, dem Learn Hub und dem Pionier-Netzwerk besteht, gelang innerhalb von zwei Jahren die Umstellung von rund 5.000 Beschäftigten auf eine cloudbasierte, zukunftsfähige Arbeitsumgebung.
„Die Zusammenarbeit mit Skaylink war außergewöhnlich.“
Dank des mehrdimensionalen Ansatzes konnte das Projekt innerhalb von zwei Jahren zum Ziel geführt werden. Die Implementierung verlief störungsfrei und blieb für die Anwender*innen nahezu unbemerkt. Die Mitarbeitenden des StWN-Konzerns verfügen nun über Werkzeuge, die ihnen eine deutlich effizientere Zusammenarbeit und einfachere Abstimmungen ermöglichen.
Das Projekt hat nicht nur die technologische Infrastruktur modernisiert, sondern auch eine wichtige kulturelle Entwicklung unterstützt: Die Beschäftigten wurden gehört und einbezogen. Dadurch haben sie Vertrauen in die neuen Technologien gewonnen. Über das Pionier-Programm entdecken sie kontinuierlich neue Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe einfacher zu gestalten. Unterschiedliche Adaptionsgeschwindigkeiten in den verschiedenen Bereichen werden akzeptiert, um ein natürliches „Hineinwachsen“ in die neue Lösungswelt zu ermöglichen. So erleben die Beschäftigten den Umstieg auf Microsoft 365 als echten Gewinn für ihren Alltag.
Skaylink passte sich flexibel an die Gegebenheiten im StWN-Konzern an, und es entstand schnell eine besondere Partnerschaft. Das Cloud-Expertenteam stellte die technologische Basis bereit und agierte zugleich als strategischer Partner auf Augenhöhe. Die Zusammenarbeit war geprägt von offener, ehrlicher Kommunikation und respektvollem Umgang. „Das Team hat nicht nur technische Expertise eingebracht, sondern uns auch durch komplexe Entscheidungsprozesse begleitet und immer wieder neue Impulse gegeben“, hebt Verena Beck, IT-Consultant bei der N-ERGIE, hervor. Und auch bei Skaylink war man beeindruckt von der ganzheitlichen Herangehensweise des Kunden: „Das volle Commitment bis in den Vorstand und die Entscheidung, das Projekt nicht nur als IT-Thema zu sehen, waren notwendige Bausteine und entscheidende Erfolgsfaktoren“, sagt Nadine Wutz, IT-Projektmanagerin bei Skaylink.
Ausblick
Der StWN-Konzern und Skaylink arbeiten aktuell daran, die Möglichkeiten der neuen Plattform optimal zu nutzen, den IT-Betrieb mit Microsoft 365 nachhaltig zu stärken und die digitale Transformation voranzutreiben. Dafür bietet Skaylink Managed Services an, die den Projekterfolg langfristig sichern und auch Fragestellungen, die erst verzögert auftreten, zuverlässig begleiten. So erhält die IT-Abteilung auch nach Projektabschluss umfassende Unterstützung und bleibt nicht auf sich allein gestellt. Heike Rudtke zieht deshalb ein durchweg positives Fazit:
„Die Zusammenarbeit mit Skaylink war außergewöhnlich. Die Berater*innen haben immer über den Tellerrand hinausgedacht und uns mit ihrer Erfahrung neue Wege aufgezeigt.“