{"id":94950,"date":"2026-10-20T20:11:36","date_gmt":"2026-10-20T18:11:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.skaylink.com\/?p=94950"},"modified":"2026-10-21T15:24:46","modified_gmt":"2026-10-21T13:24:46","slug":"microsoft-365-archive-sharepoint-verstehen-und-sinnvoll-einsetzen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.skaylink.com\/de\/insights\/blog\/microsoft-365-archive-sharepoint-verstehen-und-sinnvoll-einsetzen\/","title":{"rendered":"Microsoft 365 Archive f\u00fcr SharePoint verstehen und sinnvoll einsetzen"},"content":{"rendered":"\t\t
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Microsoft 365 Archive f\u00fcr SharePoint verstehen und sinnvoll einsetzen<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tErfahren Sie, wie Microsoft 365 Archive funktioniert, welche Kosten entstehen und wann sich die Archivierung von SharePoint-Inhalten lohnt.\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t20. Oktober 2026\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\tAnja Schr\u00f6der\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t
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Head of Collaboration & Communication<\/p>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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In SharePoint sammeln sich mit der Zeit viele Inhalte an, die man im Arbeitsalltag kaum noch ben\u00f6tigt. Dazu geh\u00f6ren abgeschlossene Projektunterlagen, \u00e4ltere Dokumentationen oder Dateien aus fr\u00fcheren Arbeitsst\u00e4nden. L\u00f6schen m\u00f6chten oder d\u00fcrfen Sie sie deshalb noch lange nicht. Gleichzeitig belegen sie Speicher und stehen neben den Unterlagen, mit denen Sie aktuell arbeiten.<\/p>

Microsoft 365 Archive erm\u00f6glicht es, solche Inhalte innerhalb von SharePoint zu archivieren und bei Bedarf wieder zu aktivieren. Unterschieden wird dabei zwischen vollst\u00e4ndigen Sites und einzelnen Dateien. Zus\u00e4tzliche Speicherkosten lassen sich je nach Speicherauslastung des Tenants reduzieren.<\/p>

F\u00fcr die Entscheidung sind jedoch auch die Auswirkungen auf die Nutzung wichtig: Wie finden Sie archivierte Inhalte wieder? Wie schnell erhalten Sie erneut Zugriff? Was passiert mit Aufbewahrung und Compliance? Dieser Beitrag erkl\u00e4rt die Funktionsweise, die Ver\u00e4nderungen f\u00fcr Mitarbeitende und das Preismodell von Microsoft 365 Archive.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Was ist Microsoft 365 Archive?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Microsoft 365 Archive stellt eine sogenannte Cold-Storage-Ebene innerhalb von SharePoint bereit. Gemeint ist Speicher f\u00fcr Inhalte, die weiterhin vorhanden sein sollen, aber nicht regelm\u00e4\u00dfig ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n

Archivierte Inhalte belegen nicht mehr das aktive SharePoint-Speicherkontingent des Tenants. Stattdessen werden sie dem Archivspeicher zugerechnet. Die Daten bleiben dabei innerhalb der Microsoft 365-Umgebung. Ein Export in ein anderes Ablagesystem ist daf\u00fcr nicht erforderlich.<\/p>\n

Sie k\u00f6nnen sowohl vollst\u00e4ndige SharePoint-Sites als auch einzelne Dateien archivieren. Bei einer vollst\u00e4ndigen Site umfasst das unter anderem Dokumentbibliotheken, Ordner, Dateien und Listen. Berechtigungen und Metadaten bleiben erhalten.<\/p>\n

F\u00fcr Ihr abgeschlossenes Projekt bedeutet das: Die Projektunterlagen k\u00f6nnen weiter aufbewahrt werden, ohne dauerhaft zur aktiven Arbeitsumgebung zu geh\u00f6ren.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Archivieren, aufbewahren und sichern: unterschiedliche Aufgaben<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Bevor wir in die Bedienung einsteigen, lohnt sich eine begriffliche Trennung. Im Alltag wird \u201eArchiv\u201c f\u00fcr ziemlich unterschiedliche Dinge verwendet.<\/p>

Funktion<\/strong><\/p><\/td>

Welche Frage beantwortet sie?<\/strong><\/p><\/td><\/tr><\/thead>

Microsoft 365 Archive<\/p><\/td>

Wie bewahren wir selten ben\u00f6tigte SharePoint-Inhalte au\u00dferhalb des aktiven Speichers auf?<\/p><\/td><\/tr>

Aufbewahrungsrichtlinien<\/p><\/td>

Wie lange sollen oder m\u00fcssen Inhalte erhalten bleiben (selbst wenn sie vom Anwender gel\u00f6scht wurden) und wann sollen sie gel\u00f6scht werden?<\/p><\/td><\/tr>

Backup<\/p><\/td>

Wie stellen wir Daten nach Verlust oder unerw\u00fcnschten \u00c4nderungen wieder her?<\/p><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

Diese Fragen geh\u00f6ren gemeinsam in ein Konzept f\u00fcr den Umgang mit Daten. Die Entscheidung, einen Inhalt zu archivieren, ersetzt weder eine Festlegung seiner Aufbewahrungsdauer noch eine Strategie zur Wiederherstellung.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Ganze Site oder einzelne Dateien?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Welche Variante sinnvoll ist, h\u00e4ngt davon ab, wie die Zusammenarbeit aufgebaut ist.<\/p>

Eine vollst\u00e4ndige Site passt zu einem abgeschlossenen Arbeitsbereich.<\/strong> Hat Ihr Projekt eine eigene SharePoint-Site und wird dort nichts mehr aktiv bearbeitet, kann die gesamte Site ein Kandidat f\u00fcr die Archivierung sein.<\/p>

Einzelne Dateien passen zu gemischten Ablagen.<\/strong> Vielleicht liegen die Projektunterlagen aber in einer Abteilungssite, auf der l\u00e4ngst das n\u00e4chste Projekt l\u00e4uft. Dann w\u00e4re es unpraktisch, den gesamten Bereich zu archivieren. Die Archivierung einzelner Dateien erm\u00f6glicht es, gezielt \u00e4ltere Unterlagen auszuw\u00e4hlen und die \u00fcbrige Site aktiv zu lassen. Microsoft f\u00fchrt diese Funktion inzwischen als allgemein verf\u00fcgbar.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Was ver\u00e4ndert sich f\u00fcr Mitarbeitende?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die wichtigste Ver\u00e4nderung ist der Zugriff: Eine archivierte Datei k\u00f6nnen Sie erst nach ihrer Reaktivierung wieder lesen. Eine archivierte Site steht ebenfalls nicht mehr f\u00fcr die normale Nutzung bereit.<\/p>

Bei einzelnen Dateien k\u00f6nnen Personen mit Leseberechtigung die Reaktivierung ausl\u00f6sen. F\u00fcr eine vollst\u00e4ndig archivierte Site ist die SharePoint-Administration zust\u00e4ndig. Wer Dateien manuell archivieren darf, h\u00e4ngt von der Freigabe der Funktion und den Bearbeitungsberechtigungen ab.<\/p>

Die Dauer richtet sich nach dem Archivierungsstatus:<\/p>

Zeitpunkt<\/strong><\/p><\/td>

Reaktivierung<\/strong><\/p><\/td><\/tr><\/thead>

Innerhalb der ersten sieben Tage nach der Archivierung<\/p><\/td>

Sofort m\u00f6glich<\/p><\/td><\/tr>

Nach diesen sieben Tagen<\/p><\/td>

Kann bis zu 24 Stunden dauern<\/p><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

Diese Zeitspanne gilt f\u00fcr Dateien und Sites.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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F\u00fcr Ihr Projekt k\u00f6nnte das so aussehen: Ein halbes Jahr nach dem Abschluss ben\u00f6tigt eine Kollegin eine alte Dokumentation. Bei einer einzeln archivierten Datei kann sie mit ihrer Leseberechtigung die Reaktivierung selbst ansto\u00dfen. Liegt die Dokumentation in einer vollst\u00e4ndig archivierten Site, ben\u00f6tigt sie Unterst\u00fctzung durch die IT.<\/p>

Deshalb w\u00fcrde ich vor jeder Archivierung zwei Dinge kl\u00e4ren: Wer braucht die Inhalte m\u00f6glicherweise noch und wie schnell m\u00fcssen sie wieder verf\u00fcgbar sein?<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Bleiben archivierte Inhalte f\u00fcr die Suche und Copilot verf\u00fcgbar?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Archivierung bedeutet nicht automatisch, dass niemand die Dateien mehr finden kann.<\/p>

Mit Microsoft 365 Archive k\u00f6nnen Sie beeinflussen, welche Inhalte f\u00fcr die aktuelle Informationssuche und die Antworten von Copilot relevant bleiben.<\/p>

Archivierte Dateien werden aus dem aktiven Copilot Index entfernt. So k\u00f6nnen Sie verhindern, dass \u00fcberholte Projektunterlagen oder veraltete Dokumentationen weiterhin als Grundlage f\u00fcr Antworten herangezogen werden. Deshalb sollte vor der Archivierung gepr\u00fcft werden, ob ein Inhalt tats\u00e4chlich \u00fcberholt ist oder weiterhin als wichtige Wissensquelle dient.<\/p>

In der SharePoint-Suche bleiben archivierte Inhalte gezielt auffindbar. \u00dcber die Auswahl \u201eArchiviert\u201c unter dem Dateityp kann man sie in die Suche einbeziehen. Dabei werden weiterhin die bestehenden Berechtigungen ber\u00fccksichtigt und auch die Dateiinhalte durchsucht. Zum \u00d6ffnen einer gefundenen Datei ist allerdings zun\u00e4chst die Reaktivierung erforderlich.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Suchfilter-Oberfl\u00e4che\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Ein Suchtreffer bedeutet allerdings noch keinen unmittelbaren Zugriff. Zum \u00d6ffnen bleibt die Reaktivierung erforderlich.<\/p>

Informationen lassen sich langfristig aufbewahren und bei Bedarf wiederfinden, w\u00e4hrend sich die aktive Antwortgrundlage von Copilot auf aktuell ben\u00f6tigtes Wissen konzentriert. Das ist ein zus\u00e4tzlicher Anlass, \u00fcber den Lebenszyklus von Informationen nachzudenken. Eine alte Projektunterlage kann aufbewahrenswert sein, auch wenn sie nicht mehr als aktuelle Orientierung f\u00fcr die t\u00e4gliche Arbeit dient.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Was passiert mit Aufbewahrung und Compliance?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Funktionen wie Aufbewahrungsbezeichnungen und eDiscovery gelten auch f\u00fcr archivierte Sites weiter. Eine Archivierung friert bestehende L\u00f6schprozesse also nicht ein: Inhalte k\u00f6nnen beispielsweise weiterhin durch Aufbewahrungsrichtlinien gel\u00f6scht werden.<\/p>

Die Purview-Inhaltssuche und eDiscovery k\u00f6nnen archivierte Inhalte weiterhin durchsuchen und exportieren. Der Export kann allerdings l\u00e4nger dauern.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Was kostet Microsoft 365 Archive?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Microsoft 365 Archive wird nach dem genutzten Speicher abgerechnet. Der Listenpreis betr\u00e4gt 0,05 US-Dollar pro GB und Monat<\/strong>. Allerdings zahlen Sie nicht automatisch f\u00fcr jedes archivierte GB. Entscheidend ist, wie viel SharePoint-Speicherkontingent im Tenant vorhanden<\/strong> ist und wie viel davon bereits durch aktive Inhalte genutzt wird. Bleiben aktive und archivierte Inhalte zusammen innerhalb dieses Kontingents, entstehen keine zus\u00e4tzlichen Archivspeicherkosten.<\/p>\n

Wie funktioniert die Berechnung?<\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Gestapeltes\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t
Quelle: https:\/\/learn.microsoft.com\/de-de\/microsoft-365\/archive\/archive-pricing?view=o365-worldwide&wt.mc_id=MVP_308694<\/figcaption>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/figure>\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Die Grafik zeigt f\u00fcnf Szenarien. Die gestrichelte Linie markiert das vorhandene SharePoint-Speicherkontingent. Blau steht f\u00fcr aktive Inhalte innerhalb dieses Kontingents, Rot f\u00fcr zus\u00e4tzlich ben\u00f6tigten Standardspeicher und Gr\u00fcn f\u00fcr archivierte Inhalte.<\/p>

F\u00fcr die Berechnung werden wie in der Grafik 0,20 US-Dollar pro GB zus\u00e4tzlichem Standardspeicher<\/strong> und 0,05 US-Dollar pro GB kostenpflichtigem Archivspeicher<\/strong> angesetzt. Die dargestellten Gesamtkosten umfassen beide Speicherarten.<\/p>

Szenario<\/strong><\/p><\/td>

Was passiert?<\/strong><\/p><\/td>

Zus\u00e4tzliche Kosten pro Monat<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

A: Ohne Archivierung<\/strong><\/p><\/td>

Die aktiven Inhalte \u00fcberschreiten das Kontingent um 200 GB. Daf\u00fcr wird zus\u00e4tzlicher Standardspeicher ben\u00f6tigt.<\/p><\/td>

200 \u00d7 0,20 $ = 40 $<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

B: 200 GB archiviert<\/strong><\/p><\/td>

Die aktiven Inhalte passen genau ins Kontingent. Die 200 GB im Archiv werden vollst\u00e4ndig berechnet.<\/p><\/td>

200 \u00d7 0,05 $ = 10 $<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

C: 400 GB archiviert<\/strong><\/p><\/td>

Durch die Archivierung bleiben 200 GB im Kontingent frei. Diese werden mit den 400 GB Archivspeicher verrechnet. Kostenpflichtig sind nur 200 GB.<\/p><\/td>

200 \u00d7 0,05 $ = 10 $<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

D: Teilweise archiviert<\/strong><\/p><\/td>

Die aktiven Inhalte \u00fcberschreiten das Kontingent weiterhin um 100 GB. Zus\u00e4tzlich liegen 100 GB im Archiv. Beide Speicherarten verursachen Kosten.<\/p><\/td>

20 $ Standardspeicher + 5 $ Archivspeicher = 25 $<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

E: Innerhalb des Kontingents<\/strong><\/p><\/td>

F\u00fcr 100 GB archivierte Inhalte stehen noch 200 GB freies Kontingent zur Verf\u00fcgung. Das Archiv verursacht daher keine zus\u00e4tzlichen Kosten.<\/p><\/td>

0 $<\/strong><\/p><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>

Mehr zu archivieren bedeutet also nicht automatisch mehr Archivkosten. <\/strong>Das zeigen die Szenarien B und C: Obwohl in C doppelt so viele Daten archiviert sind, bleiben die Kosten gleich. Denn gleichzeitig wird mehr Platz im aktiven Speicher frei.<\/p>

Was kostet die Reaktivierung?<\/strong><\/p>

F\u00fcr die Reaktivierung archivierter SharePoint-Inhalte f\u00e4llt keine separate Geb\u00fchr<\/strong> an. Anschlie\u00dfend ben\u00f6tigen die Inhalte wieder aktiven Speicher. Man sollte deshalb vorab pr\u00fcfen, ob gen\u00fcgend Kontingent verf\u00fcgbar ist.<\/p>

Nach der Reaktivierung ist eine erneute Archivierung f\u00fcr vier Monate gesperrt. Diese Regelung gilt f\u00fcr SharePoint-Inhalte. F\u00fcr archivierte, nicht lizenzierte OneDrive-Konten gelten eigene Regeln und Geb\u00fchren.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Wann sich Microsoft 365 Archive lohnt<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Microsoft 365 Archive eignet sich f\u00fcr SharePoint-Inhalte, die Sie weiterhin aufbewahren m\u00f6chten oder m\u00fcssen, die aber nur noch selten ben\u00f6tigt werden. Dabei liegt der Nutzen sowohl in den Speicherkosten als auch in der Trennung von aktiven und inaktiven Informationen. Sie k\u00f6nnen veraltete Inhalte aus der aktiven Antwortgrundlage von Copilot herausnehmen und sie \u00fcber die SharePoint-Suche weiterhin gezielt finden.<\/p>\n

Die Archivierung kann deshalb bereits ohne Speicherengpass sinnvoll sein. Bleiben aktive und archivierte Inhalte zusammen innerhalb des vorhandenen Speicherkontingents, entstehen keine zus\u00e4tzlichen Archivspeicherkosten. Oberhalb dieser Grenze k\u00f6nnen Sie durch die Archivierung die Kosten f\u00fcr zus\u00e4tzlich ben\u00f6tigten Speicher reduzieren.<\/p>\n

Entscheidend ist, welche Rolle die Inhalte noch spielen: Ben\u00f6tigen Sie sie regelm\u00e4\u00dfig, unmittelbar oder als relevante Wissensquelle f\u00fcr Copilot, sollten sie aktiv bleiben. Werden sie haupts\u00e4chlich f\u00fcr einen m\u00f6glichen sp\u00e4teren Zugriff aufbewahrt, kommt eine Archivierung infrage. Dabei muss die m\u00f6gliche Wartezeit bei der Reaktivierung zum Arbeitsablauf passen.<\/p>\n

Mit klaren Kriterien und Verantwortlichkeiten k\u00f6nnen Sie  Microsoft 365 Archive gezielt in die SharePoint-Verwaltung einbinden. So bleiben aufbewahrenswerte Informationen erhalten, w\u00e4hrend sich die aktive Zusammenarbeit auf die Inhalte konzentriert, die aktuell gebraucht werden.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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Kontakt<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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M\u00f6chten Sie mehr \u00fcber Microsoft 365 Archive erfahren?<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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