{"id":27018,"date":"2022-02-23T18:06:04","date_gmt":"2022-02-23T17:06:04","guid":{"rendered":"https:\/\/www.skaylink.com\/?p=27018"},"modified":"2024-11-15T10:42:14","modified_gmt":"2024-11-15T09:42:14","slug":"effizienter-einsatz-von-microsoft-planner-to-do-und-lists","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.skaylink.com\/de\/insights\/blog\/effizienter-einsatz-von-microsoft-planner-to-do-und-lists\/","title":{"rendered":"Effizienter Einsatz von Microsoft Planner, To Do und Lists"},"content":{"rendered":"\t\t
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Effizienter Einsatz von Microsoft Planner, To Do und Lists<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\tMicrosoft To Do, Microsoft Planner und Microsoft Lists: Was sind die Unterschiede und wann sollten Sie welches Tool einsetzen?\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t23. Februar 2022\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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\n\t\t\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\tDaniel Rohregger\t\t\t\t\t\t<\/span>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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Welches Tool wann einsetzen?<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Die Vorteile und Unterschiede zwischen To Do, Planner und Lists<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Bei der modernen Zusammenarbeit mit Blick auf Produktivit\u00e4t, Verwaltung und Checklisten haben wir inzwischen mehrere M\u00f6glichkeiten. Uns stehen hierbei Microsoft ToDo, Microsoft Planner und Microsoft Lists zur Auswahl. Auf den ersten Blick lassen sich gro\u00dfe Schnittmengen zwischen den Produkten erkennen, aber bei genauerer Analyse sieht man schnell die unterschiedlichen Einsatzbereiche und Alleinstellungsmerkmale der Tools. Die jeweiligen St\u00e4rken und Schw\u00e4chen der Tools m\u00f6chte ich hier kurz aufschl\u00fcsseln.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Tool<\/strong><\/p><\/td>

Zielgruppe<\/strong><\/p><\/td>

Vorteil<\/strong><\/p><\/td>

Nachteil<\/strong><\/p><\/td>

Besondere F\u00e4higkeit<\/strong><\/p><\/td><\/tr>

Microsoft To Do<\/strong><\/p><\/td>

Einzelpersonen<\/p><\/td>

Integriert sich perfekt in Planner & Teams<\/p><\/td>

Nur sehr bedingt f\u00fcr Teamarbeit geeignet<\/p><\/td>

Perfekt zum Aufgabenmanagement<\/p><\/td><\/tr>

Microsoft Planner<\/strong><\/p><\/td>

Teams<\/p><\/td>

Viele M\u00f6glichkeiten und Anwendungsf\u00e4lle<\/p><\/td>

Es gibt eine fixe Anzahl an Feldern und Infos \u2013 wenig erweiterbar<\/p><\/td>

Sehr anpassbar an verschiedenste Gruppen & Teams<\/p><\/td><\/tr>

Microsoft Lists<\/strong><\/p><\/td>

Alle<\/p><\/td>

Sehr gro\u00dfe Datenmengen einfach verwalten<\/p><\/td>

Wird schnell komplex<\/p><\/td>

Fertige Reports mit KI und PowerBi \u2013 Einfache Konfiguration von PowerAutomate<\/p><\/td><\/tr><\/tbody><\/table>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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1. Lizenzierung<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Grundlegend stellen wir einmal die Frage der Lizenz \u2013 wann darf ich welches Tool verwenden? Hier die gute Nachricht: Alle Tools sind f\u00fcr jeden, der mit einem Office 365 E1-Plan oder h\u00f6her ausgestattet ist, verf\u00fcgbar. Microsoft Lists taucht in den \u00dcbersichten nicht explizit auf, ist aber ein Teil der SharePoint Plan 1-Lizenz und somit \u00fcberall dabei.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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2. Microsoft To Do<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Beginnen wir im Kleinen mit Microsoft To Do. Es ist aus Wunderlist entstanden, das vor \u00dcbernahme von Microsoft eine Listen-App f\u00fcr den Hausgebrauch war. Einkaufslisten, Checklisten, pers\u00f6nliches Taskmanagement \u2013 das war Wunderlist. Microsoft hat ToDo inzwischen noch um einige Funktionen erweitert. Jede Aufgabe kann mit F\u00e4lligkeitsdatum, Erinnerung, Wiederholungen, Anh\u00e4ngen, Priorit\u00e4t und Notizen versehen werden. Zus\u00e4tzlich kann To Do jetzt Listen mit einem oder mehreren Mitarbeitenden teilen. In der aktuellen Ausbaustufe hat ToDo noch mehr zu bieten, denn es dient als zentrales \u201eWas sind meine Aufgaben\u201c-Dashboard zur Selbstorganisation. Neben meinen eigenen Aufgaben, die ich notiert habe, befinden sich dort markierte E-Mails aus meinem Outlook-Postfach, Tasks, die mir in Planner zugewiesen wurden, oder Listen, die Kolleg*innen mit mir geteilt haben. Insgesamt habe ich also ein Dashboard, das mir alle zu erledigenden Aufgaben anzeigt. Dort kann ich priorisieren und meinen Tag planen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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3. Microsoft Planner<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Vergr\u00f6\u00dfern wir den Personenkreis, bewegen wir uns schnell in einem oder mehreren Teams. Hier findet Microsoft Planner sein ideales Einsatzgebiet. Technisch gesehen ist der Planner ein gro\u00dfes Konglomerat aus Technologien. Basis ist eine Microsoft 365-Gruppe, das Ger\u00fcst liegt im Azure Dataverse, die Dateien auf einer SharePoint Online Site und Konversationen auf den dazugeh\u00f6rigen Exchange Online-Mailboxen. Diese Services geben Planner eine gro\u00dfe Vielfalt an Einsatzm\u00f6glichkeiten. Ein Planner ist ein in Buckets unterteiltes Kanban-Board, das eine gute Grundlage f\u00fcr die Organisation kleiner bis mittlerer Projekte oder Teams bietet, da es von allen Teammitgliedern einfach zu bedienen ist. In den vertikalen Buckets gibt es Aufgabe, die z. B. Anfangs- und Enddaten, Priorit\u00e4ten, einen Status, Zuweisungen an Personen, Notizen, Checklisten und Kommentare enthalten. Alles, was man ebenso f\u00fcr Aufgaben in einem Projekt braucht. In diesem Rahmen kann der Planner beliebig eingesetzt werden. Obendrauf gibt\u2019s noch ein Dashboard mit verschiedenen Kennzahlen und einen Kalender, der Aufgaben mit Datumsangaben anzeigt. Der Kalender eines Planners kann seit Kurzem auch in den eigenen Outlook-Kalender synchronisiert werden. Einsatzszenarien sind hier z. B. sowohl klassisches und hybrides Projektmanagement, PMO-Boards, agile Team- und Sprintplanung f\u00fcr Entwicklungsprojekte als auch pers\u00f6nliche, gr\u00f6\u00dfere Task-Boards, um Zusammenh\u00e4nge darzustellen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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4. Microsoft Lists<\/h2>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t
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Microsoft Lists macht eine Sache besonders gut. Klassische und komplexe Listen wie z. B. Excel-Listen, Verzeichnisse, Inventare etc. darstellen und aufbereiten. Allerdings haben wir hier viel mehr Gestaltungspielraum und individuelle Arbeit zu tun.<\/p>

W\u00e4hrend wir bei Planner die vorgegebenen Daten und Struktur nutzen, starten wir bei Lists im Prinzip wie mit einem leeren Excel-Blatt. Wir k\u00f6nnen \u00dcberschriften, Inhalte, Datentypen usw. selbst \u00fcbernehmen und einen Listeneintrag sogar mit Anh\u00e4ngen versehen. Kombiniert werden k\u00f6nnen diese \u2013 SharePoint-typisch \u2013 in verschiedenen Ansichten, in denen Filter und Sortierungen gespeichert werden. Am Ende ist eine verbesserte GUI und Interface, das auf den SharePoint Online-Listen basiert. Die Grundlage bleibt aber eine Liste, d. h. alles bleibt einfach bedienbar und zudem importier- und exportierbar.<\/p>

Einfache Listen k\u00f6nnen selbst gestaltet und Spalten individuell benannt und kategorisiert werden. So stehen z. B. Inhaltstypen wie Freitext, W\u00e4hrung, Personen, Ja\/Nein, Links, Orte, Bilder u.v.m. zur Verf\u00fcgung. Geht man weiter, kann man wie im klassischen SharePoint Spalten individuell erstellen und Abh\u00e4ngigkeiten und Datentypen selbst einrichten.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Einige Funktionen von Lists sind besonders hervorzuheben:<\/p>